Qué es un MDM en un centro educativo y por qué la política de primaria no sirve en bachillerato

Los dispositivos de un centro educativo no son todos iguales

Mientras hay pocos equipos, muchas de estas tareas pueden hacerse manualmente. Pero cuando el número crece, ir dispositivo por dispositivo deja de ser una opción razonable. Ahí entra el MDM, una herramienta que permite al centro gestionar de forma centralizada sus dispositivos y aplicar a cada uno la configuración que necesita.

Y hay una cuestión especialmente importante en educación: no todos los alumnos ni todos los dispositivos necesitan las mismas reglas. Lo que tiene sentido en primaria puede resultar demasiado restrictivo en bachillerato, y lo que necesita un alumno no es lo mismo que necesita un profesor.

Antes de definir las políticas de gestión hay que distinguir qué tipos de dispositivos existen y cómo se utilizan, porque en un mismo centro pueden convivir varias situaciones. Por un lado están los equipos compartidos propiedad del centro: ordenadores de aulas de informática, carros de tablets, portátiles de aula o equipos utilizados por diferentes alumnos a lo largo del día.

También existen modelos 1:1, en los que cada alumno dispone de un dispositivo asignado durante el curso y lo utiliza tanto dentro como fuera del centro. Y puede existir también BYOD —Bring Your Own Device—, es decir, dispositivos propiedad del propio usuario que acceden a determinados servicios o a la red del centro. A esto hay que añadir los equipos del profesorado y del personal de administración, que necesitan configuraciones y niveles de acceso diferentes a los del alumnado.

Intentar gestionar todos estos dispositivos con las mismas reglas genera problemas. Un Chromebook compartido por varios grupos puede necesitar una configuración que garantice que cada nuevo usuario empieza en un entorno limpio. En cambio, un portátil asignado a un alumno durante todo el curso debe conservar sus documentos, aplicaciones y configuraciones. Y un dispositivo personal no se gestiona necesariamente de la misma manera que uno propiedad del centro.

Cada modelo necesita una política adecuada a quién utiliza el dispositivo, quién es su propietario, qué edad tiene el usuario y para qué se emplea.

Qué es un MDM y para qué sirve

MDM son las siglas de Mobile Device Management, o gestión de dispositivos. En la práctica, es una plataforma que permite configurar y administrar los equipos de forma centralizada, sin tener que acceder físicamente a cada dispositivo cada vez que hay que realizar un cambio.

Una vez registrado en el sistema, el dispositivo puede recibir automáticamente la configuración que le corresponde: redes wifi, certificados, cuentas, aplicaciones, restricciones o actualizaciones. Esto permite que tareas que antes obligaban al responsable TIC a recorrer las aulas configurando equipos uno a uno puedan realizarse desde una única plataforma.

El objetivo no es controlar por controlar. El objetivo es que cientos de dispositivos puedan mantenerse configurados, actualizados y seguros sin convertir su gestión en una tarea manual permanente para el responsable TIC.

Un MDM puede permitir, entre otras funciones:

• Mantener un inventario actualizado de los dispositivos del centro, su sistema operativo, su estado y el usuario al que están asignados.
• Instalar aplicaciones de forma remota y definir qué aplicaciones están autorizadas.
• Configurar restricciones según el tipo de usuario o dispositivo.
• Programar actualizaciones fuera del horario lectivo.
• Instalar automáticamente perfiles wifi y certificados.
• Bloquear o borrar remotamente un dispositivo cuando sea necesario.
• Restaurar determinados equipos a una configuración establecida por el centro.

La política de primaria no puede ser la misma que la de bachillerato

Una política de MDM es simplemente el conjunto de configuraciones y restricciones que recibe un determinado grupo de dispositivos o usuarios. Y en un centro educativo no debería existir una única política para todos.

En infantil y primaria suele tener sentido trabajar con un entorno más controlado: un conjunto reducido de aplicaciones, restricciones en la instalación de software y una navegación limitada a los recursos adecuados para la edad.

A medida que el alumno avanza hacia secundaria, puede ampliarse progresivamente ese entorno. El navegador adquiere más protagonismo, puede existir acceso a un catálogo de aplicaciones autorizadas y el alumno necesita mayor autonomía para trabajar.

En bachillerato, formación profesional o universidad, una política excesivamente restrictiva puede dificultar el propio aprendizaje. Los alumnos necesitan utilizar herramientas más diversas y trabajar de una manera cada vez más parecida a la que encontrarán fuera del centro. El tipo de control, por tanto, debe evolucionar con ellos.

El profesorado necesita además una política diferente. Un docente puede necesitar herramientas de gestión de aula, acceso a recursos que no están disponibles para el alumnado y mucha más libertad para instalar o utilizar determinadas aplicaciones.

Incluso dentro de una misma etapa puede haber diferencias. Un aula de tecnología puede necesitar software específico. Un grupo puede requerir una configuración especial durante un periodo de exámenes. Y determinados alumnos pueden necesitar ajustes concretos de accesibilidad.

La ventaja de un MDM no es aplicar la misma configuración a todos los dispositivos. Es precisamente poder aplicar a cada grupo la configuración que necesita.

El MDM debe estar conectado con los usuarios del centro

Aquí aparece uno de los aspectos que más trabajo puede ahorrar al responsable TIC. El centro ya dispone normalmente de un sistema donde están organizados sus usuarios y grupos: Google Workspace, Microsoft 365, Active Directory u otro directorio. El MDM debería aprovechar esa información en lugar de obligar al centro a mantener una segunda lista independiente.

Si un alumno pertenece a un determinado curso, puede recibir automáticamente la política correspondiente a ese grupo. Cuando cambia de etapa o de grupo, la configuración que recibe su dispositivo puede actualizarse de acuerdo con ese cambio. Y cuando una persona causa baja, sus accesos pueden retirarse sin tener que recordar todas las plataformas en las que había que modificarla manualmente.

Esto cobra especial importancia cada septiembre. Sin integración, el cambio de curso puede convertirse en revisar centenares de usuarios y dispositivos manualmente.

Con una estructura correctamente diseñada, buena parte de esos cambios dependen de los grupos que el centro ya mantiene en su directorio. La información se actualiza una vez y los sistemas asociados utilizan esa misma información.

La gestión continúa durante todo el curso

El trabajo no termina cuando los dispositivos están preparados en septiembre. Durante el curso llegan alumnos nuevos, otros causan baja, se sustituyen equipos averiados, aparecen nuevos grupos, se instalan aplicaciones y se pierden o reemplazan dispositivos.

Un MDM permite que esos cambios formen parte de un proceso ordinario. Si un portátil se avería, el dispositivo que lo sustituye puede recibir la misma configuración. Si un equipo se pierde, puede bloquearse remotamente cuando la plataforma y el dispositivo lo permiten. Si un alumno cambia de grupo, puede recibir la configuración correspondiente a su nueva situación. Y si hay que instalar una aplicación determinada en cien dispositivos, no es necesario hacerlo cien veces manualmente.

Esta es probablemente una de las mayores ventajas de una buena gestión de dispositivos: permite que el responsable TIC deje de dedicar tiempo a repetir tareas y pueda concentrarse en aquellas que realmente requieren su intervención.

La tecnología tiene que adaptarse al proyecto educativo

Implantar un MDM no debería empezar eligiendo qué restricciones permite una plataforma. Debería empezar entendiendo cómo trabaja el centro.

A partir de ahí puede definirse una política coherente para cada colectivo. La tecnología debe aplicar las decisiones del centro, no obligar al centro a adaptar su forma de trabajar a las limitaciones de la herramienta.

Estas son las preguntas de las que conviene partir:

• Qué dispositivos utiliza el centro y quién es su propietario.
• Qué etapas educativas existen y qué nivel de autonomía quiere ofrecerse al alumnado en cada una.
• Qué aplicaciones necesita cada grupo.
• Qué sistema utilizan el profesorado y administración.
• Qué debe ocurrir cuando un dispositivo sale del edificio.

La experiencia específica en centros educativos vuelve a ser importante

Gestionar cien ordenadores de una empresa y gestionar cien dispositivos de un colegio no es exactamente el mismo problema. En un centro hay cambios de curso cada año, dispositivos compartidos por varios alumnos, equipos individuales, diferentes etapas educativas, vacaciones largas, periodos de exámenes y necesidades muy distintas entre alumnado, profesorado y administración. Además, las políticas que funcionan técnicamente tienen que ser también compatibles con la realidad del aula.

En PenwinEdu tenemos una amplia experiencia trabajando con centros educativos y utilizamos precisamente ese conocimiento para diseñar la gestión de dispositivos de nuestros clientes. No partimos únicamente de qué puede hacer una plataforma MDM. Partimos de cómo funciona el centro, qué dispositivos tiene, quién los utiliza y qué necesita cada etapa educativa. Esa experiencia nos permite definir políticas que protejan y faciliten la gestión de los dispositivos sin introducir restricciones innecesarias que terminen dificultando el trabajo de profesores y alumnos.

Cómo planteamos un proyecto MDM desde PenwinEdu

Antes de diseñar la solución analizamos cuestiones como:

• ¿Cuántos dispositivos tiene actualmente el centro?
• ¿Qué sistemas utilizan: iOS, Android, Windows, Chrome OS u otros?
• ¿Qué equipos son compartidos y cuáles están asignados individualmente?
• ¿Qué dispositivos son propiedad del centro y cuáles pertenecen a los usuarios?
• ¿Qué diferencias deben existir entre infantil, primaria, secundaria y bachillerato?
• ¿Qué configuración necesita el profesorado?
• ¿Qué aplicaciones necesita cada grupo?
• ¿Cómo están organizados actualmente los usuarios en Google Workspace, Microsoft 365 o el directorio del centro?
• ¿Cómo se realizan las altas, bajas y cambios de curso?
• ¿Qué ocurre cuando un dispositivo se pierde, se avería o tiene que ser sustituido?
• ¿Qué tareas realiza actualmente de forma manual el responsable TIC y cuáles pueden automatizarse?

Gestionar dispositivos no debería significar gestionarlos uno a uno

Con esa información podemos definir las políticas, organizar los grupos y desplegar una solución adaptada al funcionamiento real del centro. Cuando un centro dispone de cientos de equipos, la gestión individual deja de ser sostenible. La solución no consiste simplemente en disponer de una consola desde la que controlar dispositivos: consiste en organizar correctamente usuarios, grupos, políticas y procesos para que buena parte de la gestión ocurra de forma automática.

En PenwinEdu desplegamos y mantenemos soluciones de MDM y filtrado de contenidos específicamente para centros educativos, integradas con el directorio que ya utiliza cada centro. La experiencia acumulada trabajando con centros educativos nos permite diseñar estas soluciones teniendo en cuenta no solo la tecnología, sino también cómo funciona realmente un colegio durante todo el curso.