Las pantallas del hall: cómo comunica un centro hacia dentro

Hay mucha información del colegio que solo es útil durante unos días

No toda la comunicación de un centro necesita convertirse en una circular. Hay información que simplemente tiene que estar visible en el momento adecuado.

Puede ser el cambio temporal de una entrada por unas obras, una actividad prevista para el viernes, el menú de ese día, una reunión de profesores, las fechas de evaluación, un resultado deportivo o el reconocimiento a un grupo de alumnos por un proyecto. Son informaciones diferentes, dirigidas a públicos distintos y con una característica común: pierden rápidamente su utilidad.

La cartelería digital resulta especialmente adecuada para este tipo de contenido porque permite publicarlo cuando es necesario y retirarlo automáticamente cuando deja de serlo. Esto evita que el tablón termine acumulando avisos antiguos o que una pantalla continúe anunciando durante semanas una actividad que ya se celebró.

Permite, además, aprovechar mejor todo lo que ocurre dentro del colegio. Hay proyectos, premios, actividades, competiciones y trabajos de alumnos que forman parte de la vida del centro y que muchas veces apenas tienen visibilidad fuera del aula donde se han producido. Una pantalla bien utilizada puede convertirse también en una forma sencilla de mostrar esa actividad a toda la comunidad educativa.

No todas las pantallas deberían mostrar lo mismo

Uno de los errores más habituales consiste en instalar varias pantallas y reproducir exactamente el mismo contenido en todas ellas. Simplifica la gestión, pero desaprovecha buena parte de lo que permite un sistema de cartelería digital.

Cada ubicación tiene un público diferente. En el hall esperan familias, proveedores y personas que quizá visitan el centro por primera vez. Allí tienen sentido los horarios de atención, las jornadas de puertas abiertas, los plazos de matrícula, información sobre el proyecto educativo o las actividades más destacadas del colegio.

Una pantalla situada en una sala de profesores tiene otro objetivo. Puede mostrar reuniones, sustituciones, actividades previstas, recordatorios internos o fechas relevantes del calendario. Una situada en una zona utilizada por determinados cursos puede mostrar información específicamente dirigida a esos alumnos.

Incluso una misma pantalla puede tener funciones distintas según el momento del día. El hall puede mostrar determinada información durante la entrada de los alumnos y otra diferente por la tarde, cuando predominan las familias que vienen a buscar a sus hijos o a las actividades extraescolares. Por eso el proyecto debería empezar por estudiar quién pasa por cada espacio y qué información necesita, antes de decidir cuántas pantallas instalar.

El contenido tiene que cambiar para que la pantalla siga siendo útil

Una pantalla que mantiene durante semanas exactamente el mismo contenido acaba perdiendo buena parte de su capacidad de llamar la atención. Las personas que pasan diariamente por delante aprenden rápidamente que allí no hay información nueva y dejan de consultarla.

Esto significa que la calidad del proyecto no depende únicamente del tamaño de las pantallas o de su resolución. Una pantalla más sencilla con información útil y actualizada puede aportar mucho más al centro que un modelo espectacular que muestra durante meses la misma presentación.

La pregunta importante, por tanto, no es únicamente qué pantalla comprar. Hay que decidir quién va a publicar el contenido y con qué frecuencia.

La tecnología puede facilitar mucho esa tarea. Los contenidos recurrentes pueden prepararse con antelación y las comunicaciones puntuales pueden programarse con una fecha de inicio y otra de finalización. De esta manera, un aviso aparece cuando corresponde y desaparece automáticamente cuando deja de ser útil. Eso reduce además una de las tareas menos visibles de la cartelería: acordarse de retirar lo que ya ha caducado.

Quien genera la información debería poder publicarla

En muchos centros existe una tendencia comprensible: todo aquello que lleva cable, pantalla o conexión termina dependiendo del responsable TIC. Con la cartelería digital no siempre es una buena idea.

El departamento de informática puede encargarse de que la infraestructura funcione, pero normalmente no es quien genera la información. Secretaría conoce sus horarios y avisos, dirección sabe qué comunicaciones institucionales quiere mostrar, deportes gestiona sus resultados y pastoral conoce su calendario de actividades.

Si todas esas personas tienen que enviar primero el contenido al responsable TIC para que este lo publique, se añade un paso que termina ralentizando el sistema. Cuando además hay que modificar una fecha, corregir un texto o retirar un anuncio, el proceso vuelve a empezar.

Por eso una solución de cartelería para educación debería poder utilizarse sin conocimientos técnicos y directamente desde un navegador. Quien tiene permiso para gestionar determinado contenido debería poder publicarlo y programarlo sin instalar aplicaciones especiales ni depender cada vez del departamento de informática. Eso no significa que todo el mundo pueda modificar cualquier pantalla. Al contrario: el sistema debe permitir organizar quién gestiona las pantallas de cada centro o sede y mantener un criterio común de comunicación.

Hay momentos del curso en los que las pantallas cobran todavía más sentido

Aunque la cartelería digital se utiliza durante todo el año, existen determinadas fechas en las que su utilidad se hace especialmente visible. Una jornada de puertas abiertas es un buen ejemplo. Durante unas horas entran en el centro muchas familias que no conocen el edificio y que están valorando dónde escolarizar a sus hijos. Mientras esperan pueden conocer los proyectos del colegio, actividades realizadas durante el curso, instalaciones o indicaciones sobre el recorrido de la visita.

Durante la matriculación ocurre algo parecido. Los plazos, la documentación necesaria, los horarios de atención o determinadas indicaciones pueden cambiar durante esas semanas y una pantalla permite mantener esa información actualizada sin sustituir continuamente papeles en la entrada.

Graduaciones, festivales, celebraciones y actos de final de curso ofrecen otra posibilidad. Las mismas pantallas que durante el año comunican avisos pueden mostrar fotografías, vídeos, horarios o el programa del acto. Y como muchas de esas fechas se conocen con meses de antelación, el contenido puede dejarse preparado y programado para aparecer automáticamente cuando corresponda.

La ubicación de una pantalla importa tanto como la propia pantalla

Antes de instalar nada, lo primero es recorrer el centro y observar dónde se detiene realmente la gente. La ubicación más bonita no siempre es la más efectiva. Una pantalla destinada a familias debería colocarse donde haya tiempo para verla: una recepción, una zona de espera o un punto de paso lento. También hay que tener en cuenta la altura, la distancia desde la que se leerá y la iluminación del espacio. Un ventanal situado enfrente puede hacer difícil leer una pantalla incluso aunque técnicamente tenga buenas prestaciones.

Después está la infraestructura. Cada ubicación necesita alimentación eléctrica y conexión a la red. En ocasiones el lugar ideal para la pantalla es precisamente aquel donde no existe ninguna de las dos, lo que puede implicar cableado o pequeñas obras que es mejor prever desde el principio.

Tiene sentido revisar también qué pantallas posee ya el colegio. Un proyecto de cartelería digital no tiene por qué implicar sustituir automáticamente todos los televisores o monitores existentes. Si determinados equipos pueden reutilizarse, lo razonable es integrarlos y concentrar la inversión únicamente donde haga falta.

La pantalla debería seguir funcionando aunque internet tenga una incidencia

Una pantalla de cartelería no debería quedarse en negro simplemente porque durante unos minutos se haya perdido la conexión a internet. Una solución bien planteada puede descargar previamente el contenido en el dispositivo asociado a cada pantalla y reproducirlo localmente. De esta manera, si se produce una incidencia de conectividad, el contenido que ya estaba programado continúa mostrándose.

Esto es especialmente importante en puntos visibles para las familias. Una pantalla situada en recepción o en el hall forma parte de la imagen que transmite el centro y no debería depender permanentemente de que exista conexión con un servidor remoto para mostrar una presentación que ya estaba programada.

Igual de útil es poder conocer de forma centralizada si una pantalla ha dejado de funcionar. En un colegio con varias plantas o edificios, no tiene sentido depender de que alguien pase por casualidad y descubra que una de ellas lleva dos días apagada. La plataforma debería permitir comprobar el estado de los distintos puntos desde un único lugar.

La programación es lo que hace que varias pantallas sean realmente útiles

Cuando el centro tiene varias ubicaciones, el valor del sistema está en poder decidir qué aparece en cada una y cuándo. Un mismo contenido puede publicarse en todas las pantallas cuando se trate de un aviso general, pero también debería ser posible mostrar información distinta por edificio, planta o zona. Y esa selección puede combinarse con fechas y horarios.

Por ejemplo, una actividad puede anunciarse durante la semana anterior y desaparecer automáticamente después de celebrarse. Una pantalla puede mostrar información interna durante determinadas horas y cambiar por la tarde a contenido dirigido a familias. Ese grado de automatización permite mantener la cartelería viva sin obligar a alguien a estar continuamente pendiente de ella.

PenwinTV: cartelería digital pensada para centros educativos

PenwinTV es la solución de cartelería digital que desplegamos desde PenwinEdu en centros educativos, además de otros entornos como parroquias y comunidades. La publicación se realiza desde el navegador y permite organizar el contenido por pantalla, fechas y franjas horarias.

El contenido se reproduce localmente, de manera que las pantallas pueden seguir emitiendo lo que ya tienen programado aunque temporalmente se pierda la conexión a internet. Esto permite utilizar la cartelería como un servicio estable y no como una simple página web abierta permanentemente en un televisor. Desde el mismo panel se ve en tiempo real el estado de cada pantalla y las incidencias que registra, de modo que una que ha dejado de funcionar se detecta sin que nadie tenga que pasar por delante.

Pero, como ocurre con muchas de las soluciones que implantamos en educación, la herramienta es solo una parte del proyecto. Primero hay que entender qué quiere comunicar el centro, qué público hay en cada espacio y quién se encargará de mantener esa información. Después se decide dónde hacen falta pantallas, cuáles de las existentes pueden aprovecharse y qué infraestructura necesita cada punto.

Una pantalla tiene sentido cuando comunica algo que merece la pena mirar

La cartelería digital no debería plantearse como una forma más moderna de sustituir un tablón de anuncios. Su verdadero valor aparece cuando permite que la información cotidiana del centro llegue al lugar adecuado en el momento adecuado. Eso significa que una familia que espera en recepción pueda conocer una actividad del colegio, que el profesorado encuentre rápidamente un aviso interno, que los alumnos vean los resultados de una competición o que una jornada de puertas abiertas pueda mostrar todo lo que normalmente queda repartido entre folletos y carteles.