Un examen online con ciento cincuenta alumnos a la vez: cómo llegar sin sustos

Un examen simultáneo no utiliza la red como una mañana cualquiera

Durante un día lectivo normal, el consumo de la red se reparte. Una clase ve un vídeo mientras otra trabaja con documentos y en una tercera apenas hay tráfico. Incluso cuando hay muchos dispositivos conectados, no todos hacen exactamente lo mismo al mismo tiempo.

Un examen online cambia esa situación. Ciento cincuenta alumnos encienden sus equipos, se conectan al wifi, se autentican y abren la misma plataforma en cuestión de minutos. Al finalizar ocurre algo parecido cuando todos intentan guardar o entregar la prueba en un periodo muy corto. Entre esos dos momentos, según el tipo de examen, el tráfico es más moderado.

Así se explica que una red funcione perfectamente durante meses y tenga dificultades precisamente el día de una prueba de este tipo. Que no haya incidencias durante las clases habituales no demuestra que la infraestructura esté preparada para concentrar tantos dispositivos y conexiones simultáneas en unos pocos espacios. Es una situación muy parecida a la que tenemos en cuenta al dimensionar el wifi de un colegio: la capacidad necesaria depende de cuántos dispositivos van a utilizar realmente la red al mismo tiempo y de dónde van a estar concentrados, no únicamente del número de alumnos del centro.

Antes de revisar la red hay que saber cómo será la prueba

Para valorar correctamente el escenario, el responsable TIC necesita recibir con suficiente antelación algunos datos básicos desde dirección. No es lo mismo realizar una prueba con ciento cincuenta alumnos repartidos en seis aulas que concentrarlos en tres espacios próximos, porque cambia completamente la densidad de dispositivos que deberá atender cada punto de acceso.

También hay que saber cuántos equipos estarán conectados simultáneamente, incluyendo los del profesorado y los dispositivos de reserva. Importa también si todos los alumnos utilizarán equipos gestionados por el centro, dispositivos asignados individualmente o una combinación de equipos diferentes: cuanto más heterogéneo sea el parque, más situaciones particulares aparecen.

Queda el horario exacto de la prueba y, sobre todo, si la plataforma establece una hora concreta de apertura y cierre. Cuando existe una ventana de entrega limitada, una interrupción de diez minutos tiene consecuencias muy diferentes a las de una actividad que permanece abierta durante todo el día.

Todo esto debería llegar al responsable TIC antes del día del examen. No porque necesite participar en la organización académica de la prueba, sino porque estos datos determinan qué debe prepararse técnicamente.

La mejor comprobación es hacer un ensayo real

Si hay una medida que reduce drásticamente el riesgo, es probar todo el recorrido antes del examen. Y cuanto más se parezca esa prueba a la situación real, más útil será.

No basta con que el responsable TIC abra la plataforma desde dos ordenadores una tarde. Lo interesante es realizar una pequeña prueba con los propios alumnos, en las aulas que se utilizarán y con los dispositivos con los que posteriormente harán el examen. Todos deberían conectarse en un intervalo similar, iniciar sesión, acceder a una actividad de prueba y realizar una entrega.

No hace falta utilizar un examen real ni dedicar toda una clase. Basta con un cuestionario breve sin calificación. Lo importante es recorrer todo el proceso porque los problemas surgen en puntos diferentes: al conectarse al wifi, al iniciar sesión, al abrir la actividad, durante la navegación o en el momento de entregar.

Este ensayo permite detectar con tiempo problemas muy sencillos que el día de la prueba bastan para bloquear a un alumno: una cuenta que no funciona, un equipo pendiente de actualización, una zona del aula con peor cobertura o un permiso del navegador que todavía no se había aceptado. Resolver cualquiera de estas situaciones varios días antes es sencillo; hacerlo mientras el resto del grupo ya está realizando el examen resulta mucho más complicado.

Las cuentas de los alumnos también forman parte de la preparación

No todos los problemas de un examen online están relacionados con el wifi. Una de las situaciones más habituales es que algunos alumnos no puedan acceder a la plataforma mientras el resto entra con normalidad.

Detrás hay casos como una incorporación realizada durante el curso cuya cuenta no quedó correctamente configurada, un alumno que no está añadido al aula virtual correspondiente o una contraseña que necesita renovarse. Son problemas individuales que normalmente se resuelven con rapidez cuando se detectan con tiempo, pero que bloquean el inicio de la prueba si aparecen todos juntos esa mañana.

La comprobación debe realizarse utilizando cuentas de alumno, porque una cuenta de profesor o administrador tiene otros permisos. Que el responsable TIC pueda abrir correctamente la plataforma desde su usuario no demuestra que los alumnos puedan hacer lo mismo. Precisamente por eso el ensayo con el grupo resulta tan útil: prueba al mismo tiempo dispositivos, wifi, autenticación, permisos y acceso a la actividad.

El filtrado de contenidos puede bloquear algo que el examen necesita

Hay una comprobación especialmente importante en centros que disponen de filtrado de navegación. La plataforma del examen puede estar permitida y, sin embargo, utilizar servicios auxiliares alojados en otros dominios que el sistema de filtrado tenga bloqueados.

El síntoma típico es que la web principal carga correctamente pero determinados elementos de la prueba no aparecen. Si la herramienta de filtrado trabaja por categorías, un dominio nuevo o poco conocido puede haber quedado incluido automáticamente dentro de una categoría restringida.

La forma más sencilla de comprobarlo vuelve a ser utilizar un dispositivo y una cuenta con las mismas políticas que tendrá un alumno durante el examen. De esta manera no estamos verificando únicamente que «la web abre», sino que funciona el recorrido completo dentro de las condiciones reales que tendrá el alumnado.

En PenwinEdu tenemos en cuenta este tipo de situaciones al gestionar el filtrado porque seguridad y disponibilidad deben convivir. El objetivo de una política de navegación no es impedir que se utilicen las herramientas necesarias para aprender o evaluar, sino limitar aquello que el centro ha decidido que no debe estar disponible.

Hay que decidir también qué podrá hacer el alumno durante el examen

En algunas pruebas el centro quiere limitar la navegación para evitar que los alumnos puedan consultar páginas externas o utilizar servicios que no forman parte del examen. Técnicamente hay diferentes formas de aproximarse a esta necesidad, pero es importante no prometer funciones que no se hayan comprobado previamente.

Un sistema de filtrado permite restringir determinadas categorías o destinos durante la franja de la prueba. Algunos entornos de gestión de dispositivos permiten además aplicar restricciones adicionales. Pero la posibilidad de crear un verdadero «modo examen» que deje accesible exclusivamente una plataforma concreta dependerá del tipo de dispositivo, del sistema de gestión y del servicio contratado.

Por eso cualquier configuración especial debe probarse antes con los equipos reales. Una política excesivamente restrictiva corre el riesgo de bloquear algún servicio auxiliar que necesita la propia plataforma.

La tecnología tampoco sustituye a las normas del centro. Una política clara sobre qué está permitido utilizar durante una prueba, conocida por alumnos y familias, complementa las restricciones técnicas y evita confiar toda la gestión del examen a una configuración informática.

El plan B se decide antes, no cuando falla algo

Incluso después de haber preparado correctamente la infraestructura existe una realidad inevitable: hay elementos que no dependen del colegio. La conexión del operador se cae de vez en cuando, y la plataforma donde se realiza el examen también tiene incidencias.

Cuando eso ocurre, la decisión deja de ser únicamente tecnológica. ¿Se espera diez minutos? ¿Se amplía el tiempo? ¿Se continúa otro día? ¿Existe una alternativa? ¿Qué sucede con un alumno que ha perdido la sesión mientras el resto ha podido continuar?

Estas cuestiones corresponden a dirección y a los responsables académicos de la prueba, no al responsable TIC. Lo recomendable es acordarlas antes y establecer incluso cuánto tiempo de interrupción se considera aceptable antes de tomar una determinada decisión.

Esto resulta especialmente importante para mantener el mismo criterio con todos los alumnos. Si las reglas se deciden mientras el problema ya está ocurriendo, resulta mucho más difícil garantizar que situaciones equivalentes reciban la misma respuesta.

El responsable TIC debe poder informar rápidamente de si la incidencia está dentro del centro, en el operador o en la propia plataforma. A partir de esa información, la decisión académica ya debería estar prevista.

El día de la prueba, el soporte también necesita estar organizado

Por muy bien preparada que esté la parte técnica, siempre aparece algún caso individual. Por eso, durante la prueba, la persona responsable de resolver las incidencias tiene que estar localizable y, siempre que sea posible, sin otra obligación incompatible en esa franja.

También debe existir un único canal para pedir ayuda. Si un profesor tiene que salir del aula para buscar al responsable TIC, llamar a diferentes personas o averiguar quién está disponible, se pierde un tiempo que durante un examen resulta especialmente valioso. Sirve el teléfono interno, una extensión concreta o el canal que el centro considere apropiado, pero tiene que estar decidido y ser conocido por quienes vigilan la prueba.

Los equipos de reserva deberían estar preparados, cargados y comprobados antes de empezar. Y cuando se comunica una incidencia, tres datos permiten avanzar mucho más rápido: en qué aula ocurre, cuántos alumnos están afectados y qué mensaje aparece exactamente en pantalla. Una comprobación breve antes de iniciar la prueba permite confirmar además que la situación sigue siendo la misma que durante el ensayo.

Preparar un examen online es preparar todo el recorrido

Una prueba con ciento cincuenta alumnos no depende únicamente del ancho de banda de la conexión a internet. Intervienen los puntos de acceso que atienden cada aula, la densidad de dispositivos, las cuentas de usuario, los equipos, la plataforma, el filtrado y las decisiones que deben tomarse si alguno de esos elementos falla.

Por eso la preparación más útil consiste en reproducir previamente la situación real. Mismos espacios, dispositivos equivalentes, cuentas de alumno y acceso a la misma plataforma. Lo que falle durante ese ensayo tiene arreglo con tiempo; lo que se descubre cuando el examen ya ha comenzado afecta directamente a la clase.