Què és un MDM en un centre educatiu i per què la política de primària no serveix a batxillerat

Els dispositius d'un centre educatiu no són tots iguals

Mentre hi ha pocs equips, moltes d'aquestes tasques es poden fer manualment. Però quan el nombre creix, anar dispositiu per dispositiu deixa de ser una opció raonable. Aquí és on entra l'MDM, una eina que permet al centre gestionar de manera centralitzada els seus dispositius i aplicar a cadascun la configuració que necessita.

I hi ha una qüestió especialment important en educació: no tots els alumnes ni tots els dispositius necessiten les mateixes regles. El que té sentit a primària pot resultar massa restrictiu a batxillerat, i el que necessita un alumne no és el mateix que necessita un professor.

Abans de definir les polítiques de gestió cal distingir quins tipus de dispositius hi ha i com es fan servir, perquè en un mateix centre hi poden conviure diverses situacions. D'una banda hi ha els equips compartits propietat del centre: ordinadors d'aules d'informàtica, carros de tauletes, portàtils d'aula o equips que fan servir diferents alumnes al llarg del dia.

També hi ha models 1:1, en què cada alumne disposa d'un dispositiu assignat durant el curs i el fa servir tant dins com fora del centre. I també hi pot haver BYOD —Bring Your Own Device—, és a dir, dispositius que són propietat de l'usuari que accedeixen a determinats serveis o a la xarxa del centre. A això cal afegir-hi els equips del professorat i del personal d'administració, que necessiten configuracions i nivells d'accés diferents dels de l'alumnat.

Intentar gestionar tots aquests dispositius amb les mateixes regles genera problemes. Un Chromebook compartit per diversos grups pot necessitar una configuració que garanteixi que cada usuari nou comença en un entorn net. En canvi, un portàtil assignat a un alumne durant tot el curs ha de conservar els seus documents, aplicacions i configuracions. I un dispositiu personal no es gestiona necessàriament de la mateixa manera que un de propietat del centre.

Cada model necessita una política adequada a qui fa servir el dispositiu, qui n'és el propietari, quina edat té l'usuari i per a què s'utilitza.

Què és un MDM i per a què serveix

MDM són les sigles de Mobile Device Management, o gestió de dispositius. A la pràctica, és una plataforma que permet configurar i administrar els equips de manera centralitzada, sense haver d'accedir físicament a cada dispositiu cada vegada que cal fer un canvi.

Un cop registrat al sistema, el dispositiu pot rebre automàticament la configuració que li correspon: xarxes wifi, certificats, comptes, aplicacions, restriccions o actualitzacions. Això permet que tasques que abans obligaven el responsable TIC a recórrer les aules configurant equips un per un es puguin fer des d'una única plataforma.

L'objectiu no és controlar per controlar. L'objectiu és que centenars de dispositius es puguin mantenir configurats, actualitzats i segurs sense convertir-ne la gestió en una tasca manual permanent per al responsable TIC.

Un MDM pot permetre, entre altres funcions:

• Mantenir un inventari actualitzat dels dispositius del centre, el seu sistema operatiu, el seu estat i l'usuari a qui estan assignats.
• Instal·lar aplicacions de manera remota i definir quines aplicacions estan autoritzades.
• Configurar restriccions segons el tipus d'usuari o de dispositiu.
• Programar actualitzacions fora de l'horari lectiu.
• Instal·lar automàticament perfils wifi i certificats.
• Bloquejar o esborrar remotament un dispositiu quan sigui necessari.
• Restaurar determinats equips a una configuració establerta pel centre.

La política de primària no pot ser la mateixa que la de batxillerat

Una política d'MDM és simplement el conjunt de configuracions i restriccions que rep un determinat grup de dispositius o d'usuaris. I en un centre educatiu no hi hauria d'haver una única política per a tothom.

A infantil i primària sol tenir sentit treballar amb un entorn més controlat: un conjunt reduït d'aplicacions, restriccions en la instal·lació de programari i una navegació limitada als recursos adequats per a l'edat.

A mesura que l'alumne avança cap a secundària, aquest entorn es pot anar ampliant progressivament. El navegador adquireix més protagonisme, hi pot haver accés a un catàleg d'aplicacions autoritzades i l'alumne necessita més autonomia per treballar.

A batxillerat, formació professional o universitat, una política excessivament restrictiva pot dificultar l'aprenentatge mateix. Els alumnes necessiten fer servir eines més diverses i treballar d'una manera cada vegada més semblant a la que trobaran fora del centre. El tipus de control, per tant, ha d'evolucionar amb ells.

El professorat necessita, a més, una política diferent. Un docent pot necessitar eines de gestió d'aula, accés a recursos que no estan disponibles per a l'alumnat i molta més llibertat per instal·lar o fer servir determinades aplicacions.

Fins i tot dins d'una mateixa etapa hi pot haver diferències. Una aula de tecnologia pot necessitar programari específic. Un grup pot requerir una configuració especial durant un període d'exàmens. I determinats alumnes poden necessitar ajustos concrets d'accessibilitat.

L'avantatge d'un MDM no és aplicar la mateixa configuració a tots els dispositius. És precisament poder aplicar a cada grup la configuració que necessita.

L'MDM ha d'estar connectat amb els usuaris del centre

Aquí apareix un dels aspectes que més feina pot estalviar al responsable TIC. Normalment el centre ja disposa d'un sistema on té organitzats els seus usuaris i grups: Google Workspace, Microsoft 365, Active Directory o un altre directori. L'MDM hauria d'aprofitar aquesta informació en lloc d'obligar el centre a mantenir una segona llista independent.

Si un alumne pertany a un curs determinat, pot rebre automàticament la política corresponent a aquest grup. Quan canvia d'etapa o de grup, la configuració que rep el seu dispositiu es pot actualitzar d'acord amb aquest canvi. I quan una persona causa baixa, se li poden retirar els accessos sense haver de recordar totes les plataformes en què calia retirar-los manualment.

Això pren una importància especial cada setembre. Sense integració, el canvi de curs pot convertir-se en revisar manualment centenars d'usuaris i dispositius.

Amb una estructura ben dissenyada, bona part d'aquests canvis depenen dels grups que el centre ja manté al seu directori. La informació s'actualitza una vegada i els sistemes associats fan servir aquesta mateixa informació.

La gestió continua durant tot el curs

La feina no s'acaba quan els dispositius estan preparats al setembre. Durant el curs arriben alumnes nous, d'altres causen baixa, se substitueixen equips avariats, apareixen grups nous, s'instal·len aplicacions i es perden o es reemplacen dispositius.

Un MDM permet que aquests canvis formin part d'un procés ordinari. Si un portàtil s'avaria, el dispositiu que el substitueix pot rebre la mateixa configuració. Si es perd un equip, es pot bloquejar remotament quan la plataforma i el dispositiu ho permeten. Si un alumne canvia de grup, pot rebre la configuració corresponent a la seva nova situació. I si cal instal·lar una aplicació determinada en cent dispositius, no cal fer-ho cent vegades manualment.

Aquest és probablement un dels avantatges més grans d'una bona gestió de dispositius: permet que el responsable TIC deixi de dedicar temps a repetir tasques i es pugui concentrar en les que realment requereixen la seva intervenció.

La tecnologia s'ha d'adaptar al projecte educatiu

Implantar un MDM no hauria de començar triant quines restriccions permet una plataforma. Hauria de començar entenent com treballa el centre.

A partir d'aquí es pot definir una política coherent per a cada col·lectiu. La tecnologia ha d'aplicar les decisions del centre, no obligar el centre a adaptar la seva manera de treballar a les limitacions de l'eina.

Aquestes són les preguntes de les quals convé partir:

• Quins dispositius fa servir el centre i qui n'és el propietari.
• Quines etapes educatives hi ha i quin nivell d'autonomia es vol oferir a l'alumnat en cadascuna.
• Quines aplicacions necessita cada grup.
• Quin sistema fan servir el professorat i l'administració.
• Què ha de passar quan un dispositiu surt de l'edifici.

L'experiència específica en centres educatius torna a ser important

Gestionar cent ordinadors d'una empresa i gestionar cent dispositius d'una escola no és exactament el mateix problema. En un centre hi ha canvis de curs cada any, dispositius compartits per diversos alumnes, equips individuals, diferents etapes educatives, vacances llargues, períodes d'exàmens i necessitats molt diferents entre alumnat, professorat i administració. A més, les polítiques que funcionen tècnicament també han de ser compatibles amb la realitat de l'aula.

A PenwinEdu tenim una àmplia experiència de treball amb centres educatius i fem servir precisament aquest coneixement per dissenyar la gestió de dispositius dels nostres clients. No partim únicament del que pot fer una plataforma MDM. Partim de com funciona el centre, quins dispositius té, qui els fa servir i què necessita cada etapa educativa. Aquesta experiència ens permet definir polítiques que protegeixin i facilitin la gestió dels dispositius sense introduir restriccions innecessàries que acabin dificultant la feina de professors i alumnes.

Com plantegem un projecte MDM a PenwinEdu

Abans de dissenyar la solució analitzem qüestions com ara:

• Quants dispositius té actualment el centre?
• Quins sistemes fan servir: iOS, Android, Windows, Chrome OS o d'altres?
• Quins equips són compartits i quins estan assignats individualment?
• Quins dispositius són propietat del centre i quins pertanyen als usuaris?
• Quines diferències hi ha d'haver entre infantil, primària, secundària i batxillerat?
• Quina configuració necessita el professorat?
• Quines aplicacions necessita cada grup?
• Com estan organitzats actualment els usuaris a Google Workspace, Microsoft 365 o el directori del centre?
• Com es fan les altes, les baixes i els canvis de curs?
• Què passa quan un dispositiu es perd, s'avaria o s'ha de substituir?
• Quines tasques fa actualment de manera manual el responsable TIC i quines es poden automatitzar?

Gestionar dispositius no hauria de voler dir gestionar-los un per un

Amb aquesta informació podem definir les polítiques, organitzar els grups i desplegar una solució adaptada al funcionament real del centre. Quan un centre disposa de centenars d'equips, la gestió individual deixa de ser sostenible. La solució no consisteix simplement a disposar d'una consola des d'on controlar dispositius: consisteix a organitzar correctament usuaris, grups, polítiques i processos perquè bona part de la gestió es faci de manera automàtica.

A PenwinEdu despleguem i mantenim solucions d'MDM i filtratge de continguts específicament per a centres educatius, integrades amb el directori que ja fa servir cada centre. L'experiència acumulada en el treball amb centres educatius ens permet dissenyar aquestes solucions tenint en compte no només la tecnologia, sinó també com funciona realment una escola durant tot el curs.