Les pantalles del vestíbul: com comunica un centre cap endins

Hi ha molta informació de l'escola que només és útil durant uns dies

No tota la comunicació d'un centre s'ha de convertir en una circular. Hi ha informació que simplement ha de ser visible en el moment adequat.

Pot ser el canvi temporal d'una entrada per unes obres, una activitat prevista per al divendres, el menú d'aquell dia, una reunió de professors, les dates d'avaluació, un resultat esportiu o el reconeixement a un grup d'alumnes per un projecte. Són informacions diferents, adreçades a públics distints i amb una característica comuna: perden ràpidament la seva utilitat.

La cartelleria electrònica és especialment adequada per a aquest tipus de contingut perquè permet publicar-lo quan és necessari i retirar-lo automàticament quan deixa de ser-ho. Això evita que el tauler d'anuncis acabi acumulant avisos antics o que una pantalla continuï anunciant durant setmanes una activitat que ja es va celebrar.

Permet, a més, aprofitar millor tot el que passa dins de l'escola. Hi ha projectes, premis, activitats, competicions i treballs d'alumnes que formen part de la vida del centre i que moltes vegades amb prou feines tenen visibilitat fora de l'aula on s'han fet. Una pantalla ben utilitzada també es pot convertir en una manera senzilla de mostrar aquesta activitat a tota la comunitat educativa.

No totes les pantalles haurien de mostrar el mateix

Un dels errors més habituals consisteix a instal·lar diverses pantalles i reproduir exactament el mateix contingut a totes. Simplifica la gestió, però desaprofita bona part del que permet un sistema de cartelleria electrònica.

Cada ubicació té un públic diferent. Al vestíbul esperen famílies, proveïdors i persones que potser visiten el centre per primera vegada. Allà tenen sentit els horaris d'atenció, les jornades de portes obertes, els terminis de matrícula, informació sobre el projecte educatiu o les activitats més destacades de l'escola.

Una pantalla situada en una sala de professors té un altre objectiu. Pot mostrar reunions, substitucions, activitats previstes, recordatoris interns o dates rellevants del calendari. Una de situada en una zona que fan servir determinats cursos pot mostrar informació adreçada específicament a aquells alumnes.

Fins i tot una mateixa pantalla pot tenir funcions diferents segons el moment del dia. El vestíbul pot mostrar determinada informació durant l'entrada dels alumnes i una altra de diferent a la tarda, quan predominen les famílies que acudeixen a recollir els fills o a les activitats extraescolars. Per això el projecte hauria de començar per estudiar qui passa per cada espai i quina informació necessita, abans de decidir quantes pantalles cal instal·lar.

El contingut ha de canviar perquè la pantalla continuï sent útil

Una pantalla que manté durant setmanes exactament el mateix contingut acaba perdent bona part de la seva capacitat de cridar l'atenció. Les persones que hi passen per davant cada dia aprenen ràpidament que allà no hi ha informació nova i deixen de consultar-la.

Això vol dir que la qualitat del projecte no depèn únicament de la mida de les pantalles o de la seva resolució. Una pantalla més senzilla amb informació útil i actualitzada pot aportar molt més al centre que un model espectacular que mostra durant mesos la mateixa presentació.

La pregunta important, per tant, no és únicament quina pantalla comprar. Cal decidir qui publicarà el contingut i amb quina freqüència.

La tecnologia pot facilitar molt aquesta feina. Els continguts recurrents es poden preparar amb antelació i les comunicacions puntuals es poden programar amb una data d'inici i una altra de finalització. D'aquesta manera, un avís apareix quan correspon i desapareix automàticament quan deixa de ser útil. Això redueix, a més, una de les tasques menys visibles de la cartelleria: recordar-se de retirar el que ja ha caducat.

Qui genera la informació l'hauria de poder publicar

En molts centres hi ha una tendència comprensible: tot allò que porta cable, pantalla o connexió acaba depenent del responsable TIC. Amb la cartelleria electrònica no sempre és una bona idea.

El departament d'informàtica es pot encarregar que la infraestructura funcioni, però normalment no és qui genera la informació. La secretaria coneix els seus horaris i avisos, la direcció sap quines comunicacions institucionals vol mostrar, l'àrea d'esports gestiona els seus resultats i la pastoral coneix el seu calendari d'activitats.

Si totes aquestes persones han d'enviar primer el contingut al responsable TIC perquè el publiqui, s'afegeix un pas que acaba alentint el sistema. Quan, a més, cal modificar una data, corregir un text o retirar un anunci, el procés torna a començar.

Per això una solució de cartelleria per a l'educació s'hauria de poder fer servir sense coneixements tècnics i directament des d'un navegador. Qui té permís per gestionar determinat contingut l'hauria de poder publicar i programar sense instal·lar aplicacions especials ni dependre cada vegada del departament d'informàtica. Això no vol dir que tothom pugui modificar qualsevol pantalla. Al contrari: el sistema ha de permetre organitzar qui gestiona les pantalles de cada centre o seu i mantenir un criteri comú de comunicació.

Hi ha moments del curs en què les pantalles prenen encara més sentit

Tot i que la cartelleria electrònica es fa servir durant tot l'any, hi ha determinades dates en què la seva utilitat es fa especialment visible. Una jornada de portes obertes n'és un bon exemple. Durant unes hores entren al centre moltes famílies que no coneixen l'edifici i que estan valorant on escolaritzar els seus fills. Mentre esperen poden conèixer els projectes de l'escola, activitats fetes durant el curs, instal·lacions o indicacions sobre el recorregut de la visita.

Durant la matrícula passa una cosa semblant. Els terminis, la documentació necessària, els horaris d'atenció o determinades indicacions poden canviar durant aquelles setmanes i una pantalla permet mantenir aquesta informació actualitzada sense substituir contínuament papers a l'entrada.

Graduacions, festivals, celebracions i actes de final de curs ofereixen una altra possibilitat. Les mateixes pantalles que durant l'any comuniquen avisos poden mostrar fotografies, vídeos, horaris o el programa de l'acte. I com que moltes d'aquestes dates es coneixen amb mesos d'antelació, el contingut es pot deixar preparat i programat perquè aparegui automàticament quan correspongui.

La ubicació d'una pantalla importa tant com la pantalla mateixa

Abans d'instal·lar res, el primer és recórrer el centre i observar on s'atura realment la gent. La ubicació més bonica no sempre és la més efectiva. Una pantalla destinada a les famílies s'hauria de col·locar on hi hagi temps per veure-la: una recepció, una zona d'espera o un punt de pas lent. També cal tenir en compte l'alçada, la distància des de la qual es llegirà i la il·luminació de l'espai. Un finestral situat al davant pot fer difícil llegir una pantalla fins i tot si tècnicament té bones prestacions.

Després hi ha la infraestructura. Cada ubicació necessita alimentació elèctrica i connexió a la xarxa. De vegades el lloc ideal per a la pantalla és precisament aquell on no hi ha cap de les dues coses, cosa que pot implicar cablatge o petites obres que és millor preveure des del principi.

Té sentit revisar també quines pantalles ja té l'escola. Un projecte de cartelleria electrònica no té per què implicar substituir automàticament tots els televisors o monitors existents. Si determinats equips es poden reutilitzar, el raonable és integrar-los i concentrar la inversió únicament on calgui.

La pantalla hauria de continuar funcionant encara que internet tingui una incidència

Una pantalla de cartelleria no s'hauria de quedar en negre simplement perquè durant uns minuts s'hagi perdut la connexió a internet. Una solució ben plantejada pot descarregar prèviament el contingut al dispositiu associat a cada pantalla i reproduir-lo en local. D'aquesta manera, si es produeix una incidència de connectivitat, el contingut que ja estava programat es continua mostrant.

Això és especialment important en punts visibles per a les famílies. Una pantalla situada a la recepció o al vestíbul forma part de la imatge que transmet el centre i no hauria de dependre permanentment que hi hagi connexió amb un servidor remot per mostrar una presentació que ja estava programada.

Igual d'útil és poder saber de manera centralitzada si una pantalla ha deixat de funcionar. En una escola amb diverses plantes o edificis, no té sentit dependre que algú hi passi per casualitat i descobreixi que una d'elles fa dos dies que està apagada. La plataforma hauria de permetre comprovar l'estat dels diferents punts des d'un únic lloc.

La programació és el que fa que diverses pantalles siguin realment útils

Quan el centre té diverses ubicacions, el valor del sistema és poder decidir què apareix a cadascuna i quan. Un mateix contingut es pot publicar a totes les pantalles quan es tracti d'un avís general, però també hauria de ser possible mostrar informació diferent per edifici, planta o zona. I aquesta selecció es pot combinar amb dates i horaris.

Per exemple, una activitat es pot anunciar durant la setmana anterior i desaparèixer automàticament després de celebrar-se. Una pantalla pot mostrar informació interna durant determinades hores i canviar a la tarda a contingut adreçat a les famílies. Aquest grau d'automatització permet mantenir la cartelleria viva sense obligar ningú a estar-ne pendent contínuament.

PenwinTV: cartelleria electrònica pensada per a centres educatius

PenwinTV és la solució de cartelleria electrònica que despleguem des de PenwinEdu en centres educatius, a més d'altres entorns com parròquies i comunitats. La publicació es fa des del navegador i permet organitzar el contingut per pantalla, dates i franges horàries.

El contingut es reprodueix en local, de manera que les pantalles poden continuar emetent el que ja tenen programat encara que es perdi temporalment la connexió a internet. Això permet fer servir la cartelleria com un servei estable i no com una simple pàgina web oberta permanentment en un televisor. Des del mateix tauler de control es veuen en temps real l'estat de cada pantalla i les incidències que registra, de forma que una que ha deixat de funcionar es detecta sense que ningú hagi de passar-hi per davant.

Però, com passa amb moltes de les solucions que implantem en educació, l'eina és només una part del projecte. Primer cal entendre què vol comunicar el centre, quin públic hi ha a cada espai i qui s'encarregarà de mantenir aquesta informació. Després es decideix on calen pantalles, quines de les existents es poden aprofitar i quina infraestructura necessita cada punt.

Una pantalla té sentit quan comunica alguna cosa que val la pena mirar

La cartelleria electrònica no s'hauria de plantejar com una manera més moderna de substituir un tauler d'anuncis. El seu veritable valor apareix quan permet que la informació quotidiana del centre arribi al lloc adequat en el moment adequat. Això vol dir que una família que espera a la recepció pugui conèixer una activitat de l'escola, que el professorat trobi ràpidament un avís intern, que els alumnes vegin els resultats d'una competició o que una jornada de portes obertes pugui mostrar tot el que normalment queda repartit entre fulletons i cartells.