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Klok: registro horario del RDL 8/2019 para centros educativos
El registro diario de jornada es obligatorio también para un centro educativo: lo exige el RDL 8/2019, lo fiscaliza la Inspección de Trabajo y su incumplimiento es sancionable. Klok lo resuelve con horarios pensados para un claustro —lectivas, no lectivas, monitores, tiempo parcial—, fichaje por móvil, kiosco o NFC, e incluye el canal de denuncias de la Ley 2/2023. Desde 1,5 € por usuario y mes: un centro de 80 trabajadores son 120 € al mes, y en julio, con menos plantilla activa, la factura baja sola.
Dé de alta su centro gratis en https://klok.penwin.cloud: sin tarjeta, sin permanencia y con el canal de denuncias incluido.
Para quién es: la plantilla de un centro educativo
Klok está construido para una plantilla heterogénea: el centro define sus horarios por etapa, aprueba las correcciones y las ausencias según su propio organigrama, y la evidencia queda ordenada, conservada los cuatro años que pide la norma y exportable en el formato que se espera cuando alguien la reclama. Por qué un colegio no es una oficina a efectos de registro horario lo desarrollamos en el blog.
- Docentes con horas lectivas y no lectivas y horario distinto cada día.
- Personal de administración y servicios, conserjería, limpieza y mantenimiento.
- Monitores de comedor y de extraescolares, con jornadas cortas y partidas.
- Tiempo parcial, sustituciones y personal que trabaja en más de una sede.
- Colegios concertados y privados, FP, escuelas de negocio y universidades.
Cómo se ficha: móvil, kiosco con PIN y tarjeta NFC
Desde el móvil: la persona abre la app y pulsa entrada o salida. El centro puede activar la geolocalización y definir una geovalla por sede —exigir estar a X metros del centro para fichar y, si lo considera necesario, bloquear el fichaje fuera de ese radio—, dejarla desactivada o usarla solo como información.
Para quien no lleva el móvil encima está el modo kiosco: una tablet en la entrada donde se ficha con un PIN de cuatro dígitos o con tarjeta NFC, con cinco modos configurables —solo PIN, solo NFC, NFC o PIN, y NFC más PIN como doble factor—. Esas tablets se gestionan en remoto: enrolamiento por QR, política de kiosco, credenciales wifi, comandos de reiniciar, bloquear y retirar, y actualización de la app a distancia.
- App del trabajador para iPhone, en la App Store como «Klok».
- App de kiosco para Android, en Google Play como «Klok Kiosk», para la tablet de la entrada.
- Acceso web desde cualquier navegador, en https://klok.penwin.cloud, con móvil propio o sin él.
- Multi-sede dentro de un centro y multi-centro para grupos educativos.
Horarios, calendario escolar y pausa para comer
Los horarios se definen con plantillas: tramos por día de la semana, tolerancia en minutos y tipo de actividad —lectivas, no lectivas o fuera de jornada—, con lo que Klok detecta por sí mismo los retrasos y las salidas antes de hora. Una misma plantilla se asigna de golpe a Infantil, Primaria, ESO, Bachillerato, FP, personal no docente o cualquier otra etapa.
El calendario laboral se monta desde el oficial: Klok importa festivos y periodos no lectivos por comunidad autónoma, provincia y municipio y por curso escolar, editables a mano, y precarga las vacaciones docentes de Navidad, Semana Santa y verano; hay además un modo laboral para los centros que trabajan con año natural. La pausa para comer admite cuatro políticas: sin pausa, descuento automático al superar un umbral, fichaje explícito o modo híbrido.
Ausencias, correcciones de fichaje y salidas con pernocta
Las vacaciones, los permisos y los días a disposición se solicitan desde la app, con el justificante adjunto desde la cámara, y los aprueba el responsable directo de cada persona según el organigrama. Los fichajes olvidados se tratan con solicitudes de corrección —añadir uno que falta, corregir una hora o eliminar uno erróneo—, con flujo de aprobación: queda constancia de quién pidió el cambio y quién lo autorizó.
Las salidas con pernocta —excursiones, convivencias, campamentos— tienen su propio tratamiento: participación voluntaria, horas imputables con un tope de 8 horas al día, compensación económica o en días de descanso y contador de cupo por curso, según el criterio que fije el centro con su convenio.
Informes, panel diario y quién ve qué
Klok genera el informe imprimible del registro diario de jornada por trabajador y el resumen de horas por empleado en un rango de fechas, exportable a CSV y a Excel, más el análisis de horas fichadas frente a planificadas y el saldo mensual y anual por persona. El día a día se sigue desde el panel diario y desde un asistente conversacional con inteligencia artificial sobre los datos del centro, al que se pregunta en lenguaje natural quién está dentro o qué ausencias quedan por aprobar.
El acceso se separa en cuatro roles por centro —propietario, administrador, solo lectura y aprobador— y, en los grupos, el titular ve todos sus centros en solo lectura. El centro es el responsable del tratamiento y PenwinEdu, el encargado, con su contrato de encargo.
- Panel diario: quién está dentro ahora mismo y quién no ha fichado hoy.
- Sesiones sin cerrar y fichajes registrados fuera de la sede.
- Quién llegó tarde y quién salió antes de hora, según la tolerancia fijada.
- Resumen de horas exportable a CSV y Excel para nóminas o para la asesoría laboral.
El canal de denuncias de la Ley 2/2023, incluido
Las entidades de 50 o más trabajadores están obligadas a disponer de un sistema interno de información, una obligación independiente del registro horario. En Klok el canal va incluido, sin coste aparte, porque el censo de personal y el organigrama ya están dentro: comunicaciones anónimas o identificadas con código de seguimiento, diez categorías, adjuntos hasta 10 MB, acuse de recibo en siete días y mensajería bidireccional, con acceso reservado al Responsable del Sistema de Información que designe el centro. Cómo se cuentan esos cincuenta trabajadores lo explicamos en el blog.
Precio, alta y puesta en marcha
El plan Standard cuesta 1,5 € por usuario y mes (IVA no incluido), sin permanencia y con facturación mensual según los trabajadores activos: si en julio hay menos plantilla, se factura menos. Incluye fichaje móvil y kiosco, ausencias, informes, exportación a Excel, usuarios y centros ilimitados y soporte por correo. El alta es gratuita y no pide tarjeta.
La puesta en marcha es autoservicio: el centro se registra en https://klok.penwin.cloud y configura el mismo día. El trabajo real es cargar la plantilla —hay importación masiva con sugerencia automática de PIN—, importar el calendario de festivos y asignar horarios por etapa. Klok envía invitaciones y recordatorios por correo y notificaciones push, la interfaz está en castellano, catalán, euskera e inglés, se entra con contraseña, enlace mágico o código de un solo uso, y hay manual integrado con buscador.
Detrás de Klok está PenwinEdu, marca comercial de Baby Penguin, SL, especializada desde hace más de doce años en centros educativos. Se nota en lo que un producto genérico no contempla: las etapas, el calendario escolar por comunidad autónoma o las salidas con pernocta.
- Plataforma: https://klok.penwin.cloud · alta gratuita, sin tarjeta.
- Plan Enterprise para más de 1.000 usuarios, a consultar: onboarding y migración asistida, soporte prioritario, integraciones a medida y SLA.
- Contacto: info@penwin.org
- Sedes: Benet Cortada 14, 08174 Sant Cugat del Vallès · Av. de los Poblados 151, 28025 Madrid · Almagro 14, 23002 Jaén.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro horario en un colegio?
Sí. El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a toda empresa española a registrar diariamente la jornada de cada trabajador, con la hora concreta de inicio y de fin, y un centro educativo es una empresa a estos efectos, sea un colegio concertado o privado, una universidad, una escuela de negocios o un centro de formación profesional. La obligación alcanza a toda la plantilla: docentes, personal de administración y servicios, monitores de comedor y de extraescolares y contratos a tiempo parcial. Los registros se conservan cuatro años, a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
¿Cómo fichan los profesores que entran y salen a horas distintas cada día, y qué pasa con las horas no lectivas?
Con plantillas de horario que definen tramos diferentes para cada día de la semana, en lugar de una jornada única, y que distinguen tres tipos de actividad: lectivas, no lectivas y fuera de jornada. Así, las reuniones de departamento, las tutorías con familias, las guardias o los claustros quedan reflejados como tiempo de trabajo. En Klok cada persona tiene su plantilla, con la tolerancia en minutos que fije el centro, y una misma plantilla puede asignarse de golpe a toda una etapa —Infantil, Primaria, ESO, Bachillerato, FP o personal no docente— y ajustarse después caso por caso. El fichaje se hace desde el móvil, desde la tablet de la entrada con PIN o con tarjeta NFC.
¿Se puede fichar desde casa?
Depende de lo que decida el centro. Klok permite fichar desde la app del móvil con geolocalización opcional y una geovalla por sede: se puede exigir estar a X metros del centro para fichar y, si el centro lo activa, bloquear el fichaje fuera de ese radio. Un centro que necesite registrar trabajo realizado fuera del recinto puede dejar la geovalla desactivada o solo informativa; en ese caso, los fichajes fuera de sede aparecen marcados en el panel diario.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros horarios?
Cuatro años. El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a la empresa a conservar los registros de jornada durante cuatro años y a mantenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Klok genera el informe imprimible del registro diario de jornada por trabajador y permite exportar el resumen de horas a CSV y a Excel, de modo que el centro pueda entregarlo, archivarlo o pasárselo a su asesoría laboral cuando lo necesite.
¿El canal de denuncias está incluido en Klok?
Sí, va incluido y no se factura aparte. Es el sistema interno de información que exige la Ley 2/2023 a las entidades de 50 o más trabajadores: comunicaciones anónimas o identificadas con código de seguimiento, diez categorías —acoso laboral, acoso sexual, protección de menores, fraude y otras—, adjuntos en PDF, imagen o audio hasta 10 MB, acuse de recibo en siete días y mensajería bidireccional con la persona informante. El acceso queda reservado a un Responsable del Sistema de Información único que designa el centro.
¿Cuánto cuesta Klok?
El plan Standard cuesta 1,5 euros por usuario y mes (IVA no incluido), sin permanencia y con facturación mensual según los trabajadores activos. Incluye fichaje móvil y kiosco, ausencias, informes, exportación a Excel, usuarios y centros ilimitados y soporte por correo electrónico. Para más de 1.000 usuarios hay un plan Enterprise a consultar, con onboarding y migración asistida, soporte prioritario, integraciones a medida y SLA. El alta es gratuita y no pide tarjeta: se hace en https://klok.penwin.cloud.
¿Cuánto se tarda en poner en marcha Klok?
El alta del centro es autoservicio en https://klok.penwin.cloud, gratuita y sin tarjeta, así que se puede empezar el mismo día. El trabajo real está en cargar la plantilla —hay importación masiva de empleados con sugerencia automática de PIN—, importar el calendario de festivos de la comunidad, provincia y municipio y asignar los horarios por etapa. Como una misma plantilla horaria cubre de golpe a todo Primaria, a toda la ESO o a todo el personal no docente y después se afinan los casos particulares, un claustro completo se deja configurado en unas pocas sesiones de trabajo.
¿Desde qué dispositivos se ficha en Klok, y cómo ficha quien no tiene iPhone?
Desde tres vías, y el centro puede combinarlas. Desde el móvil, con la app de iPhone publicada en la App Store como «Klok», con geolocalización y geovalla por sede si el centro las activa. Desde la tablet de la entrada, con la app de kiosco «Klok Kiosk» publicada en Google Play, fichando con un PIN de cuatro dígitos, con tarjeta NFC o con ambos como doble factor. Y desde cualquier navegador, en https://klok.penwin.cloud, sin instalar nada: el fichaje web funciona igual desde un móvil Android, una tableta o el ordenador de la sala de profesores, de modo que toda la plantilla puede fichar, con móvil propio o sin él.
Hablemos de su centro
Escríbanos a info@penwin.org con los datos de su centro, o rellene el formulario de contacto, y le respondemos con un planteamiento concreto.