Serveis · Klok
Klok: registre horari de l'RDL 8/2019 per a centres educatius
El registre diari de jornada també és obligatori per a un centre educatiu: l'exigeix l'RDL 8/2019, el fiscalitza la Inspecció de Treball i incomplir-lo és sancionable. Klok ho resol amb horaris pensats per a un claustre —lectives, no lectives, monitors, temps parcial—, fitxatge per mòbil, quiosc o NFC, i inclou el canal de denúncies de la Llei 2/2023. Des d'1,5 € per usuari i mes: per a un centre de 80 treballadors són 120 € al mes, i al juliol, amb menys plantilla activa, la factura baixa sola.
Doneu d'alta el vostre centre gratis a https://klok.penwin.cloud: sense targeta, sense permanència i amb el canal de denúncies inclòs.
Per a qui és: la plantilla d'un centre educatiu
Klok està construït per a una plantilla heterogènia: el centre defineix els horaris per etapa, aprova les correccions i les absències segons l'organigrama propi, i el registre queda ordenat, conservat els quatre anys que demana la norma i exportable en el format que s'espera quan algú el reclama. Per què una escola no és una oficina a efectes de registre horari ho expliquem al blog.
- Docents amb hores lectives i no lectives i un horari diferent cada dia.
- Personal d'administració i serveis, consergeria, neteja i manteniment.
- Monitors de menjador i d'activitats extraescolars, amb jornades curtes i partides.
- Temps parcial, substitucions i personal que treballa en més d'una seu.
- Escoles concertades i privades, FP, escoles de negocis i universitats.
Com es fitxa: mòbil, quiosc amb PIN i targeta NFC
Des del mòbil: la persona obre l'app i prem entrada o sortida. El centre pot activar la geolocalització i definir una geotanca per seu —exigir estar a X metres del centre per fitxar i, si ho considera necessari, bloquejar el fitxatge fora d'aquest radi—, deixar-la desactivada o fer-la servir només com a informació.
Per a qui no porta el mòbil a sobre hi ha el mode quiosc: una tauleta a l'entrada on es fitxa amb un PIN de quatre dígits o amb targeta NFC, amb quatre modes configurables —només PIN, només NFC, NFC o PIN, i NFC més PIN com a doble factor—. Aquestes tauletes es gestionen en remot: inscripció per QR, política de quiosc, credencials wifi, ordres de reiniciar, bloquejar i retirar, i actualització de l'app a distància.
- App del treballador per a iPhone, a l'App Store amb el nom «Klok».
- App de quiosc per a Android, a Google Play amb el nom «Klok Kiosk», per a la tauleta de l'entrada.
- Accés web des de qualsevol navegador, a https://klok.penwin.cloud, amb mòbil propi o sense.
- Multiseu dins d'un centre i multicentre per a grups educatius.
Horaris, calendari escolar i pausa per dinar
Els horaris es defineixen amb plantilles horàries: trams per dia de la setmana, tolerància en minuts i tipus d'activitat —lectiva, no lectiva o fora de jornada—, de manera que Klok detecta per si mateix els retards i les sortides abans d'hora. Una mateixa plantilla s'assigna de cop a infantil, primària, ESO, batxillerat, FP, personal no docent o qualsevol altra etapa.
El calendari laboral es munta a partir de l'oficial: Klok importa els festius i els períodes no lectius per comunitat autònoma, província i municipi i per curs escolar, editables a mà, i precarrega les vacances docents de Nadal, Setmana Santa i estiu; hi ha, a més, un mode laboral per als centres que treballen amb any natural. La pausa per dinar admet quatre polítiques: sense pausa, descompte automàtic en superar un llindar, fitxatge explícit o mode híbrid.
Absències, correccions de fitxatge i sortides amb pernoctació
Les vacances, els permisos i els dies de lliure disposició se sol·liciten des de l'app, amb el justificant adjunt des de la càmera, i els aprova el responsable directe de cada persona segons l'organigrama. Els fitxatges oblidats es tracten amb sol·licituds de correcció —afegir-ne un que falta, corregir una hora o eliminar-ne un d'erroni—, amb flux d'aprovació: queda constància de qui va demanar el canvi i de qui el va autoritzar.
Les sortides amb pernoctació —excursions, convivències, campaments— tenen un tractament propi: participació voluntària, hores imputables amb un límit de 8 hores al dia, compensació econòmica o en dies de descans i comptador de quota per curs, segons el criteri que fixi el centre amb el seu conveni.
Informes, tauler diari i qui veu què
Klok genera l'informe imprimible del registre diari de jornada per treballador i el resum d'hores per empleat en un interval de dates, exportable a CSV i a Excel, a més de l'anàlisi de les hores fitxades en comparació amb les planificades i el saldo mensual i anual per persona. El dia a dia se segueix des del tauler diari i des d'un assistent conversacional amb intel·ligència artificial sobre les dades del centre, al qual es pregunta en llenguatge natural qui és a dins o quines absències queden per aprovar.
L'accés se separa en quatre rols per centre —propietari, administrador, només lectura i aprovador— i, en els grups, el titular veu tots els seus centres en mode de només lectura. El centre és el responsable del tractament i PenwinEdu, l'encarregat, amb el seu contracte d'encàrrec.
- Tauler diari: qui és a dins ara mateix i qui no ha fitxat avui.
- Sessions sense tancar i fitxatges registrats fora de la seu.
- Qui ha arribat tard i qui ha sortit abans d'hora, segons la tolerància fixada.
- Resum d'hores exportable a CSV i Excel per a les nòmines o per a l'assessoria laboral.
El canal de denúncies de la Llei 2/2023, inclòs
Les entitats de 50 treballadors o més estan obligades a disposar d'un sistema intern d'informació, una obligació independent del registre horari. A Klok el canal va inclòs, sense cost a part, perquè el cens de personal i l'organigrama ja hi són: comunicacions anònimes o identificades amb codi de seguiment, deu categories, adjunts de fins a 10 MB, justificant de recepció en set dies i missatgeria bidireccional, amb accés reservat al Responsable del Sistema d'informació que designi el centre. Com es compten aquests cinquanta treballadors ho expliquem al blog.
Preu, alta i posada en marxa
El pla Standard costa 1,5 € per usuari i mes (IVA no inclòs), sense permanència i amb facturació mensual segons els treballadors actius: si al juliol hi ha menys plantilla, es factura menys. Inclou fitxatge mòbil i quiosc, absències, informes, exportació a Excel, usuaris i centres il·limitats i suport per correu. L'alta és gratuïta i no demana targeta.
La posada en marxa és en autoservei: el centre es registra a https://klok.penwin.cloud i fa la configuració el mateix dia. La feina real és carregar la plantilla —hi ha importació massiva amb suggeriment automàtic de PIN—, importar el calendari de festius i assignar horaris per etapa. Klok envia invitacions i recordatoris per correu i notificacions push, la interfície està en castellà, català, basc i anglès, s'hi entra amb contrasenya, enllaç màgic o codi d'un sol ús, i hi ha un manual integrat amb cercador.
Al darrere de Klok hi ha PenwinEdu, marca comercial de Baby Penguin, SL, especialitzada des de fa més de dotze anys en centres educatius. Es nota en el que un producte genèric no preveu: les etapes, el calendari escolar per comunitat autònoma o les sortides amb pernoctació.
- Plataforma: https://klok.penwin.cloud · alta gratuïta, sense targeta.
- Pla Enterprise per a més de 1.000 usuaris, amb preu per consultar: posada en marxa i migració assistides, suport prioritari, integracions a mida i SLA.
- Contacte: info@penwin.org
- Seus: Benet Cortada 14, 08174 Sant Cugat del Vallès · Av. de los Poblados 151, 28025 Madrid · Almagro 14, 23002 Jaén.
Preguntes freqüents
El registre horari és obligatori en una escola?
Sí. El Reial decret llei 8/2019 obliga tota empresa espanyola a registrar diàriament la jornada de cada treballador, amb l'hora concreta d'inici i de final, i un centre educatiu és una empresa a aquests efectes, tant si és una escola concertada o privada com una universitat, una escola de negocis o un centre de formació professional. L'obligació abasta tota la plantilla: docents, personal d'administració i serveis, monitors de menjador i d'activitats extraescolars i contractes a temps parcial. Els registres es conserven quatre anys, a disposició dels treballadors, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball.
Com fitxen els professors que entren i surten a hores diferents cada dia, i què passa amb les hores no lectives?
Amb plantilles horàries que defineixen trams diferents per a cada dia de la setmana, en lloc d'una jornada única, i que distingeixen tres tipus d'activitat: lectiva, no lectiva i fora de jornada. Així, les reunions de departament, les tutories amb les famílies, les guàrdies o els claustres queden reflectits com a temps de treball. A Klok cada persona té la seva plantilla, amb la tolerància en minuts que fixi el centre, i una mateixa plantilla es pot assignar de cop a tota una etapa —infantil, primària, ESO, batxillerat, FP o personal no docent— i ajustar-se després cas per cas. El fitxatge es fa des del mòbil, des de la tauleta de l'entrada amb PIN o amb targeta NFC.
Es pot fitxar des de casa?
Depèn del que decideixi el centre. Klok permet fitxar des de l'app del mòbil amb geolocalització opcional i una geotanca per seu: es pot exigir estar a X metres del centre per fitxar i, si el centre ho activa, bloquejar el fitxatge fora d'aquest radi. Un centre que necessiti registrar feina feta fora del recinte pot deixar la geotanca desactivada o només informativa; en aquest cas, els fitxatges fora de la seu apareixen marcats al tauler diari.
Quant de temps s'han de conservar els registres horaris?
Quatre anys. El Reial decret llei 8/2019 obliga l'empresa a conservar els registres de jornada durant quatre anys i a mantenir-los a disposició dels treballadors, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball. Klok genera l'informe imprimible del registre diari de jornada per treballador i permet exportar el resum d'hores a CSV i a Excel, de manera que el centre el pugui lliurar, arxivar o passar a la seva assessoria laboral quan ho necessiti.
El canal de denúncies està inclòs a Klok?
Sí, va inclòs i no es factura a part. És el sistema intern d'informació que exigeix la Llei 2/2023 a les entitats de 50 treballadors o més: comunicacions anònimes o identificades amb codi de seguiment, deu categories —assetjament laboral, assetjament sexual, protecció de menors, frau i altres—, adjunts en PDF, imatge o àudio de fins a 10 MB, justificant de recepció en set dies i missatgeria bidireccional amb la persona informant. L'accés queda reservat a un Responsable del Sistema d'informació únic que designa el centre.
Quant costa Klok?
El pla Standard costa 1,5 euros per usuari i mes (IVA no inclòs), sense permanència i amb facturació mensual segons els treballadors actius. Inclou fitxatge mòbil i quiosc, absències, informes, exportació a Excel, usuaris i centres il·limitats i suport per correu electrònic. Per a més de 1.000 usuaris hi ha un pla Enterprise, amb preu per consultar, que inclou posada en marxa i migració assistides, suport prioritari, integracions a mida i SLA. L'alta és gratuïta i no demana targeta: es fa a https://klok.penwin.cloud.
Quant es triga a posar en marxa Klok?
L'alta del centre és en autoservei a https://klok.penwin.cloud, gratuïta i sense targeta, així que es pot començar el mateix dia. La feina real és carregar la plantilla —hi ha importació massiva d'empleats amb suggeriment automàtic de PIN—, importar el calendari de festius de la comunitat, la província i el municipi i assignar els horaris per etapa. Com que una mateixa plantilla horària cobreix de cop tota la primària, tota l'ESO o tot el personal no docent i després s'afinen els casos particulars, un claustre complet queda configurat en unes quantes sessions de treball.
Des de quins dispositius es fitxa a Klok, i com fitxa qui no té iPhone?
Des de tres vies, i el centre les pot combinar. Des del mòbil, amb l'app d'iPhone publicada a l'App Store amb el nom «Klok», amb geolocalització i geotanca per seu si el centre les activa. Des de la tauleta de l'entrada, amb l'app de quiosc «Klok Kiosk» publicada a Google Play, fitxant amb un PIN de quatre dígits, amb targeta NFC o amb tots dos com a doble factor. I des de qualsevol navegador, a https://klok.penwin.cloud, sense instal·lar res: el fitxatge web funciona igual des d'un mòbil Android, una tauleta o l'ordinador de la sala de professors, de manera que tota la plantilla pot fitxar, amb mòbil propi o sense.
Parlem del vostre centre
Escriviu-nos a info@penwin.org amb les dades del vostre centre, o ompliu el formulari de contacte, i us respondrem amb una proposta concreta.