Serveis · Penwin Voz
Telefonia IP i centraleta al núvol per a escoles i centres educatius
PenwinEdu desplega i manté la telefonia de centres educatius —escoles concertades i privades, universitats, escoles de negocis i formació professional— sobre Penwin Voz, la nostra centraleta al núvol: recepcionista amb intel·ligència artificial, cues d'atenció, enregistrament amb transcripció i l'extensió al mòbil de qui la necessiti. La veu viatja per la mateixa xarxa que dissenyem i vigilem, amb monitoratge 24/7 i SAT amb resposta en menys de quatre hores laborables.
Expliqueu-nos com és el vostre centre i quina telefonia teniu avui, i us preparem una proposta: info@penwin.org. L'estudi previ no té cost ni compromís.
La centraleta analògica s'ha quedat sense xarxa
La telefonia de gairebé tots els centres viu en un armari de consergeria: una centraleta física, un nombre fix d'extensions i un parell de coure per telèfon. Ningú no la toca, fins que s'ha de tocar: moure una extensió de despatx exigeix un part de treball, una visita i una data.
Ajornar la decisió ha deixat de sortir gratis: el 27 de maig de 2025 es van apagar a Espanya les últimes centrals de la xarxa de coure (CNMC, 2025), i amb elles la infraestructura que sostenia les línies analògiques i la XDSI de moltes centraletes. Els adaptadors allarguen la vida de l'equip antic, però són un pont, no una destinació.
Penwin Voz, la centraleta que el centre mateix gestiona
La telefonia es presta sobre Penwin Voz, la nostra plataforma de centraleta virtual al núvol. No hi ha cap equip per comprar ni per mantenir a l'armari de consergeria, i ampliar deixa de ser un projecte: on abans calia comprar una targeta per afegir quatre extensions més, ara es dona d'alta la que calgui el dia que calgui.
El que canvia el dia a dia és qui la pot tocar. Donar d'alta una persona nova a administració, canviar la destinació d'un número, muntar un desviament mentre algú està de baixa o ajustar l'horari d'atenció es fan des d'un tauler, quan sorgeix la necessitat. El centre decideix fins on vol arribar: hi ha qui porta el dia a dia i ens deixa el disseny i les avaries, i qui prefereix delegar-ho tot.
- Altes i baixes d'extensions el dia que calen, sense ampliar la centraleta ni comprar targetes.
- Cues d'atenció amb agents i supervisió, menús de recepció, horaris i festius.
- Enregistrament amb transcripció: cada trucada s'escolta i es llegeix des de l'historial.
- L'extensió al mòbil i a l'ordinador, amb el número del centre i no el personal.
- Telèfons que es configuren sols en connectar-los, sense programar-los un per un.
- Els enregistraments i el registre de trucades, en centres de dades europeus.
Un recepcionista amb IA que contesta a la primera
És la novetat que més canvia l'atenció a secretaria. Penwin Voz incorpora agents de veu amb intel·ligència artificial que contesten el telèfon parlant amb naturalitat en castellà d'Espanya: entenen el que se'ls demana, resolen el que poden, transfereixen la trucada a la persona adequada i prenen un missatge quan no hi ha ningú disponible.
No és el menú de sempre que demana que es premi l'u per a secretaria. Qui truca explica el que necessita amb les seves paraules i la trucada acaba on ha d'acabar. En els moments en què el telèfon no para —matrícula, inici de curs, la primera setmana de menjador— això és la diferència entre atendre una família i deixar-la sentint el to de trucada.
L'agent es configura des del mateix tauler: la veu, la salutació, què ha de saber, a qui pot passar la trucada. Es prova trucant per telèfon abans de posar-lo en producció, i es pot tornar a una versió anterior si l'ajust no convenç. També atén fora de l'horari d'atenció, que és quan més trucades es perden avui.
L'agent, a més, pot treballar amb context. Es poden deixar notes associades a un telèfon o a una persona —el que convé tenir present en parlar-hi— i l'agent les té en compte durant la trucada, tant si és entrant com si és sortint. És útil i cal fer-ho servir amb seny: aquestes notes són dades personals, les escriu el centre i és el centre qui decideix què escau anotar.
Què canvia per al claustre i per a les famílies
En telefonia analògica l'extensió és un lloc: la 214 sona a coordinació pedagògica perquè hi ha un cable fins a aquella taula, encara que el despatx estigui buit. En telefonia IP identifica una persona i s'atén des de la taula, l'ordinador o el mòbil.
Aquí hi ha l'argument que més agraeix el claustre: per trucar a una família des d'una sortida o des de casa, el tutor fa servir avui el seu mòbil particular i dona el seu número, que ja no recupera. Amb l'extensió instal·lada com a aplicació al seu telèfon, marca des del seu dispositiu i la família veu el número del centre. Quan aquesta persona deixa el centre, se li retira l'extensió i s'ha acabat.
- Altes, desviaments i canvis de despatx sense esperar una visita tècnica.
- Historial de trucades amb filtres: quantes van entrar, en quines franges i quantes van quedar sense atendre.
- So simultani o en cascada, perquè una trucada no mori en un telèfon buit.
Diverses seus, un únic pla d'extensions
És on més es nota: grups educatius, fundacions amb diversos centres, universitats amb més d'un campus. Amb una centraleta per edifici cada seu és una illa, i una trucada d'una a l'altra surt a la xarxa de l'operador i hi torna a entrar.
Una centraleta multiseu ho converteix en un sol sistema: pla d'extensions comú, marcatge intern entre edificis i un únic interlocutor per a la veu i per a la xarxa que la transporta.
- Altes, baixes i canvis des d'una sola consola, amb el mateix monitoratge 24/7 i el mateix SAT a totes les seus.
Migrar sense quedar-se sense telèfon
L'objecció de fons no és el preu: és quedar-se incomunicat un matí. Per això no s'apaga un sistema el divendres per encendre'n un altre el dilluns: l'equip antic continua funcionant mentre el nou es posa en marxa en paral·lel i el trànsit es trasllada per fases.
I convé dir-ho abans de signar: amb telefonia IP la veu depèn de la xarxa del centre, així que la xarxa ha d'estar a l'altura. Ho podem dir amb coneixement de causa: la xarxa i el wifi de centres educatius són justament el que fem.
- Revisió prèvia del cablatge, l'alimentació PoE, el cabal de pujada i la prioritat de la veu.
- Inventari del que penja de la línia i no és un telèfon: alarma, porters automàtics, telèfon de l'ascensor.
- Calendari acordat amb la direcció, fora de l'horari lectiu i de la matrícula.
Com comencem
Amb un estudi previ sense cost ni compromís: quines línies i números té avui el centre, quins aparells pengen de la línia i en quin estat està la xarxa que transportarà la veu. Després, proposta amb abast, fases i calendari. Si preferiu veure-ho abans que llegir-ho, preparem una demostració amb les extensions del centre mateix en menys d'un dia.
Treballem amb centres educatius de tota Espanya des de Sant Cugat del Vallès, Madrid i Jaén, després de més de dotze anys en el sector. Avui sumem més de 300.000 connexions diàries i més de 1.200 switches i tallafocs gestionats.
Preguntes freqüents
Què és Penwin Voz?
És la centraleta al núvol de PenwinEdu, la plataforma sobre la qual prestem la telefonia del centre. Inclou cues d'atenció, menús de recepció, horaris, enregistrament amb transcripció, aplicació per a mòbil i ordinador i recepcionista amb intel·ligència artificial, tot des d'un tauler que pot fer servir el centre mateix.
Què fa exactament el recepcionista amb IA?
Contesta el telèfon amb veu natural en castellà d'Espanya, entén el que demana qui truca encara que no faci servir les paraules exactes, resol el que pot, transfereix la trucada a la persona o al departament adequat i pren un missatge quan no hi ha ningú. Es configura des del tauler —la veu, la salutació, què ha de saber, a qui pot passar la trucada— i es prova trucant per telèfon abans de posar-lo a atendre de debò.
El recepcionista amb IA substitueix el personal de secretaria?
No està pensat per a això. Cobreix el que avui es perd: les trucades que entren quan secretaria ja n'atén una altra, les de fora de l'horari d'atenció i les dels dies en què el telèfon no para. El que requereix criteri continua arribant a una persona, i amb millor informació, perquè l'agent ja ha recollit el motiu de la trucada.
L'agent sap amb qui parla?
Només si el centre li ho diu. Es poden deixar notes associades a un telèfon o a una persona perquè l'agent tingui context d'aquella conversa, en trucades entrants i sortints. Convé tractar-les amb el mateix criteri que qualsevol altra dada de l'alumnat: les escriu el centre, que és responsable del tractament, i no tot el que se sap d'una família escau anotar-ho en un sistema que després llegirà en veu alta una màquina.
Com es factura el servei?
El cost té tres conceptes: la centraleta, cada extensió donada d'alta i els minuts que atén l'agent de veu, aquests últims cobrats per ús. En l'estudi previ es detalla què necessita el centre de cada concepte, i és aquí on es veu el cost real: quantes extensions calen de debò i en quines franges convé que contesti la IA.
On es guarden els enregistraments i les dades de les trucades?
Els enregistraments, les transcripcions i el registre de trucades es guarden en centres de dades europeus, sobre infraestructura pròpia. Això importa a un centre educatiu, que és responsable del tractament de les dades de famílies i alumnat i ha de poder dir on són i qui hi accedeix.
Es poden enregistrar i arxivar les trucades?
Sí, i a més es transcriuen: cada trucada es pot escoltar i també llegir des de l'historial. Com tot enregistrament de veu, obliga el centre, com a responsable del tractament, a informar que la trucada s'enregistra —això no és opcional— i a decidir quant de temps es conserven els enregistraments i qui els pot escoltar. Convé saber que l'enregistrament s'activa per a tota la seu, no extensió per extensió: si s'engega, s'aplica a les trucades de tot el centre.
Què passa si cau internet? El centre es queda sense telèfon?
Amb telefonia IP la veu viatja per la connexió del centre, així que una avaria d'aquesta connexió afecta el telèfon. La tecnologia permet preparar-s'hi: desviar les trucades entrants a mòbils, a una altra seu o a un número de guàrdia, i disposar d'una connexió de reserva. És una de les coses que es deixen decidides abans de migrar, no després de la primera avaria.
Cal canviar tots els telèfons del centre?
No necessàriament. Hi ha llocs de treball que demanen un terminal IP, com la consergeria o la secretaria, i d'altres que es resolen amb l'aplicació a l'ordinador que ja es fa servir. Els telèfons compatibles es configuren sols en connectar-los, sense que ningú hagi de programar-los un per un. L'estudi previ detalla què necessita cada lloc de treball i amb quin cost.
Un professor pot trucar a una família sense donar el seu número personal?
Sí. Amb l'extensió del centre instal·lada com a aplicació a l'ordinador o al mòbil, el docent truca des del seu dispositiu i la família veu el número del centre, no el seu. Quan aquesta persona deixa de necessitar-la, se li retira l'accés.
Serveix la mateixa centraleta per a un centre amb diverses seus o campus?
Sí. Una centraleta multiseu dona un pla d'extensions comú a tots els edificis, amb marcatge intern entre seus. És el cas de grups educatius, fundacions amb diversos centres i universitats amb més d'un campus.
Es pot canviar la centraleta a l'estiu sense afectar el curs?
L'estiu és la finestra natural i, dins de l'estiu, la primera meitat: un canvi fet al juliol deixa l'agost per ajustar i provar abans que el setembre porti les matrícules. Hi ha dates que no es toquen encara que no hi hagi alumnat: terminis de preinscripció i exàmens.
Parlem del vostre centre
Escriviu-nos a info@penwin.org amb les dades del vostre centre, o ompliu el formulari de contacte, i us respondrem amb una proposta concreta.