Serveis · Bibliotecum
Bibliotecum: gestió de biblioteca escolar amb codis QR
Qui s'ha endut l'exemplar que falta, i des de quan? Una llibreta o un full de càlcul no hi responen, i la reclamació acaba arribant al juny, tard i sense dades. Amb Bibliotecum cada exemplar porta el seu codi QR i cada alumne, el seu carnet: prestar i retornar són dues lectures de codi, cada sortida queda registrada amb data i nom, i el fons deixa de minvar curs rere curs. Gratis fins a 30 títols, amb exemplars i alumnes il·limitats; pla Pro per 50 € al mes.
Comenceu pel pla gratuït a https://bibliotecum.com (en castellà): fins a 30 títols, amb exemplars i alumnes il·limitats i sense res a instal·lar.
La biblioteca del centre, la llibreta i el full de càlcul
La biblioteca d'una escola rarament té un bibliotecari a jornada completa. El més habitual és que la porti un professor amb unes hores assignades, que hereta un fons que ha crescut a base de compres soltes, donacions de famílies i caixes de llibres que apareixen quan es buida una aula. Partint d'aquí, el préstec s'apunta on es pot: una llibreta a la taula de l'entrada, un full de càlcul compartit o, directament, la memòria de qui hi és aquell dia.
El problema apareix quan cal respondre preguntes concretes. Quants exemplars tenim d'aquest títol i quants en són fora? Qui s'ha endut el que falta, i quan? Quins llibres no han tornat aquest curs? Una llista de títols no hi respon, perquè confon el títol amb la còpia física. I així s'arriba al juny amb una reclamació general a les famílies, tard, sense dades i amb la sensació que cada any es perd una part del fons.
Bibliotecum ataca justament aquest punt. Cada còpia física existeix per separat, amb un codi propi, i el préstec es registra en el moment en què el llibre surt, no després. La feina de fons es fa una vegada, en muntar el catàleg; a partir d'aquí, prestar i retornar són dues lectures de codi.
- No se sap quantes còpies hi ha d'un mateix títol ni quina està prestada.
- Els préstecs s'apunten en paper i la lletra s'encavalca amb la de l'any anterior.
- Ningú no recorda si un llibre es va retornar o si continua en una motxilla des del novembre.
- La reclamació a les famílies arriba al juny, sense data ni prova de la sortida.
- El professor encarregat dedica les seves hores a refer llistes i no a la biblioteca.
El catàleg es munta amb l'ISBN
Donar d'alta un llibre consisteix a introduir-ne l'ISBN. Bibliotecum consulta Google Books i, si no hi troba el registre, recorre a Open Library com a font de reserva, i omple la fitxa sola: títol, autor, editorial i coberta. Qui hagi catalogat alguna vegada a mà sap el que estalvia això, sobretot en literatura infantil i juvenil, on el mateix títol apareix en diverses editorials i edicions.
El catàleg es consulta amb un cercador i les fitxes s'editen i s'esborren des de la mateixa pantalla. Aquest control manual és el que permet ajustar el fons propi d'una biblioteca escolar: donar d'alta una edició antiga, catalogar un exemplar amb un ISBN que ja no es llegeix o afinar el nom d'un autor, en el moment i sense dependre de ningú.
El catàleg es munta una vegada i dura anys. Per a un fons gran, el plantejament que funciona millor és començar pel que circula de veritat —les lectures d'aula, la novel·la juvenil, el que es presta cada setmana— i continuar després amb la resta a mesura que passa pel taulell. En poques setmanes el catàleg cobreix el moviment real de la biblioteca.
- Alta per ISBN amb emplenament automàtic de títol, autor, editorial i coberta.
- Google Books com a font principal i Open Library com a reserva.
- Cercador del catàleg, amb edició i esborrament de fitxes.
- Edició manual de qualsevol fitxa per ajustar l'edició, el títol o l'autor a l'exemplar que hi ha al prestatge.
Exemplars i carnets: cada còpia amb el seu codi
Bibliotecum separa el títol de l'exemplar, que és la distinció que salva la gestió d'una biblioteca escolar. D'un mateix llibre hi pot haver una còpia o quinze; cadascuna es registra per separat, amb el seu número d'exemplar, el seu estat, la seva condició i un codi QR únic. Així se sap no només que «hi ha un exemplar prestat», sinó quin, a qui i des de quin dia, i es pot retirar una còpia deteriorada sense que el títol desaparegui del catàleg.
Amb els alumnes passa el mateix. En donar d'alta un alumne, se li genera automàticament un carnet amb el seu codi QR. No cal dissenyar res ni enganxar fotos: el carnet surt de la mateixa aplicació, amb el codi que després es llegirà al taulell.
Els codis s'han de portar al món físic, i per a això hi ha les impressions massives: fulls d'etiquetes QR per enganxar als exemplars i fulls de carnets d'alumne a punt per imprimir, amb una impressora corrent. És la feina d'una tarda amb un grup d'alumnes que hi ajuden, i és la inversió que fa que tota la resta funcioni després en segons.
- Un registre per cada còpia física, amb número d'exemplar, estat i condició.
- Codi QR únic per exemplar, imprès en fulls d'etiquetes.
- Carnet d'alumne amb codi QR generat automàticament en l'alta.
- Fulls de carnets a punt per imprimir i retallar.
- Una còpia deteriorada es retira sense tocar la resta del catàleg.
El préstec, en dues lectures
Prestar un llibre són dos gestos: llegir el codi del carnet de l'alumne i llegir el codi de l'exemplar. Amb això, el préstec queda registrat amb la data de devolució, calculada segons els dies que hagi fixat el centre. La lectura es fa amb un lector de codis USB dels que es comporten com un teclat —es connecta a l'ordinador de la biblioteca i no necessita instal·lació— o teclejant el codi a mà si en aquell moment no hi ha cap lector disponible.
La devolució segueix el mateix camí i hi afegeix una dada que en paper no s'apunta mai: en quin estat torna l'exemplar. Quan un llibre arriba amb la tapa solta o amb pàgines arrencades, en queda constància en aquell moment i no en el recompte de final de curs, quan ja no hi ha manera de saber qui l'havia tingut abans. Si un alumne necessita més temps, el préstec es renova, amb un límit de renovacions que decideix el centre.
Les reserves resolen l'escena més freqüent de l'esbarjo: el llibre que tothom vol està prestat. En lloc d'una llista d'espera en un pòsit, l'alumne queda apuntat al sistema i, quan l'exemplar torna, s'avisa per ordre d'arribada. El torn el porta l'aplicació, que a més evita la discussió de qui el va demanar primer.
Avisos, terminis i el tauler del responsable de la biblioteca
El tauler mostra els préstecs vençuts i els que vencen aviat, i aquest mateix estat arriba per correu al responsable de la biblioteca en un resum diari amb la situació del dia. La diferència pràctica és gran: els retards deixen de dependre que algú es recordi de revisar una llista i es veuen quan encara es poden resoldre amb un recordatori a classe, en lloc de convertir-se en una reclamació a les famílies al juny.
Els terminis els posa cada centre. Es configuren els dies que dura un préstec, quants préstecs simultanis pot tenir un alumne, quantes renovacions es permeten i amb quants dies d'antelació es vol l'avís de venciment. Quatre paràmetres que es canvien en qualsevol moment, perquè no és el mateix la lectura d'una tarda a infantil que un assaig que un alumne de batxillerat necessita durant tres setmanes. El criteri sobre els retards el posa cada biblioteca, i Bibliotecum li dona tot el que necessita per aplicar-lo: quin alumne té quin exemplar, des de quin dia i quants dies fa que ha vençut.
El tauler és l'eina de treball del responsable de la biblioteca —el bibliotecari o el professor encarregat—, que ho té tot en una sola pantalla: catàleg, exemplars, alumnes, préstecs, reserves i avisos del dia. Quan un mateix titular gestiona diverses seus, Bibliotecum és multicentre: cada centre treballa en un espai propi, amb els seus exemplars, els seus alumnes, els seus préstecs i les seves reserves aïllats dels dels altres, i amb ajustos propis.
- Alertes al tauler de préstecs vençuts i de venciments propers.
- Resum diari per correu al responsable de la biblioteca.
- Dies de préstec, préstecs simultanis per alumne, renovacions i dies de preavís, configurables per centre.
- La decisió sobre els retards és del centre, amb la dada de qui té cada exemplar i des de quan.
- Multicentre, amb les dades de cada centre separades de les de la resta.
Preu, alta i posada en marxa
Hi ha un pla gratuït fins a 30 títols diferents, amb exemplars i alumnes il·limitats. És un pla permanent, sense data de caducitat: n'hi ha prou per a una biblioteca d'aula completa o per portar seriosament la part del fons que més circula. El pla Pro costa 50 euros al mes, o 500 euros l'any, que equivalen a 41,67 euros mensuals. Els preus no inclouen l'IVA.
L'alta del centre és en autoservei i la mateixa aplicació guia la posada en marxa en quatre passos: ajustar els terminis de préstec, donar d'alta els primers llibres per ISBN, donar d'alta els alumnes i registrar el primer préstec. No s'instal·la res: és una aplicació web i n'hi ha prou amb un ordinador amb navegador. Tota la informació del producte és a https://bibliotecum.com (en castellà).
PenwinEdu, marca comercial de Baby Penguin, SL, està especialitzada en centres educatius —escoles concertades i privades, universitats, escoles de negocis i centres de formació professional—, i Bibliotecum es continua desenvolupant a partir del que necessita el dia a dia d'una biblioteca escolar.
- Pla gratuït: fins a 30 títols diferents, amb exemplars i alumnes il·limitats.
- Pla Pro: 50 € al mes o 500 € l'any (41,67 €/mes). Preus sense IVA.
- Aplicació web: res a instal·lar als ordinadors del centre.
- Alta en autoservei i guia de posada en marxa en quatre passos.
- Web del producte: https://bibliotecum.com (en castellà) · Contacte: info@penwin.org
Preguntes freqüents
Què cal per començar a fer servir Bibliotecum?
Un ordinador amb navegador i connexió a internet: Bibliotecum és una aplicació web i no s'instal·la res al centre. El responsable de la biblioteca dona d'alta el centre ell mateix i la mateixa aplicació el guia en quatre passos: ajustos de préstec, alta de llibres per ISBN, alta d'alumnes i primer préstec. Per treballar amb comoditat convé afegir-hi un lector de codis USB i una impressora normal per a les etiquetes QR.
Com es presta un llibre amb Bibliotecum?
Amb dues lectures de codi. El responsable de la biblioteca llegeix el codi QR del carnet de l'alumne i després el de l'exemplar, i el préstec queda registrat amb la data de devolució, calculada segons els dies que hagi fixat el centre. La devolució funciona igual i permet indicar en quin estat torna l'exemplar. Els codis també es poden teclejar a mà si en aquell moment no hi ha lector.
Cal comprar algun aparell?
N'hi ha prou amb un lector de codis USB corrent, dels que es comporten com un teclat: es connecta a l'ordinador de la biblioteca, s'apunta al codi i el número apareix al camp corresponent, sense instal·lar res. Són aparells barats i serveix qualsevol model estàndard. Els codis també es poden teclejar a mà quan convé. Per a les etiquetes QR dels exemplars i els fulls de carnets, una impressora corrent compleix de sobres.
Què passa si un alumne no retorna un llibre a temps?
Bibliotecum el marca com a préstec vençut i el mostra al tauler, al costat dels préstecs que vencen aviat. A més, el responsable de la biblioteca rep un resum diari per correu amb la situació del dia, de manera que la llista de retards no depèn de recordar-se de mirar-la. Què es fa amb aquest retard ho decideix el centre, amb la informació al davant i a temps de resoldre-ho amb un recordatori a classe, en lloc de fer-ho amb una reclamació general al juny.
Puc posar terminis de préstec propis?
Sí. Cada centre configura els dies que dura un préstec, quants préstecs simultanis pot tenir un alumne, quantes renovacions es permeten i amb quants dies d'antelació vol l'avís de venciment. Són quatre ajustos que es canvien en qualsevol moment, sense haver de refer res del que ja s'ha registrat. Les renovacions, per exemple, es poden limitar a una sola perquè un mateix títol no es quedi mesos a les mateixes mans.
Quant costa Bibliotecum?
Hi ha un pla gratuït fins a 30 títols diferents, amb exemplars i alumnes il·limitats: serveix per a una biblioteca d'aula o per portar amb ordre la part del fons que més circula. El pla Pro costa 50 euros al mes, o 500 euros l'any, que equivalen a 41,67 euros al mes. Els preus són sense IVA. L'alta del centre és en autoservei i es pot començar pel pla gratuït.
Serveix per a diversos centres d'una mateixa fundació?
Sí. Bibliotecum és multicentre: cada centre treballa en un espai propi, amb els seus exemplars, els seus alumnes, els seus préstecs i les seves reserves aïllats dels dels altres, i amb ajustos propis de dies de préstec i renovacions. Una escola no veu el moviment d'una altra. Per a una fundació o un grup educatiu amb diverses seus, això permet que cada biblioteca funcioni al seu ritme sense muntar instal·lacions separades.
Què passa quan dos alumnes volen el mateix llibre?
Entra en joc la reserva. L'alumne queda apuntat al sistema i, quan l'exemplar torna al taulell, l'aplicació avisa per ordre d'arribada, de manera que el torn el porta Bibliotecum i no un paper damunt la taula. Si d'aquell títol hi ha diverses còpies, cadascuna té un registre i un codi QR propis, així que el responsable veu a l'instant quantes en són fora, quines queden disponibles i qui té cadascuna des de quin dia.
Com es munta el catàleg d'una biblioteca que ja té fons?
Llibre a llibre i molt de pressa: es tecleja l'ISBN i Bibliotecum omple la fitxa sola —títol, autor, editorial i coberta— consultant Google Books, amb Open Library com a reserva. Amb un fons gran, el mètode que funciona millor és començar pel que circula de veritat, les lectures d'aula i la novel·la juvenil, i anar afegint la resta a mesura que passa pel taulell. En poques setmanes el catàleg cobreix el moviment real de la biblioteca, i és una feina que es fa una vegada i dura anys. Es reparteix bé en unes quantes tardes, amb un grup d'alumnes que ajuden a donar d'alta exemplars i a enganxar les etiquetes QR.
Parlem del vostre centre
Escriviu-nos a info@penwin.org amb les dades del vostre centre, o ompliu el formulari de contacte, i us respondrem amb una proposta concreta.