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PenwinBooks: la tienda online de libros de texto de su centro
Pedidos en papel, transferencias sin concepto y familias preguntando por su pago: la campaña de libros consume el verano de administración. Con PenwinBooks la familia elige el curso y compra la lista completa, y el centro cobra y factura directamente en sus propias cuentas: el dinero no pasa por terceros. Cuesta un 1,5 % sobre lo vendido, sin cuota fija; un año sin ventas no cuesta nada.
Pida una demo de PenwinBooks en info@penwin.org y montamos la campaña de su centro.
Cómo funciona: catálogo, listas por curso y ventana de campaña
El centro monta su catálogo de libros y material escolar y lo organiza en listas por curso o por ciclo formativo. La familia entra, selecciona el curso de su hijo y ve exactamente lo que necesita, sin buscar título por título ni interpretar un PDF con veinte referencias. Puede ajustar la lista si ya tiene algún libro y pasar al pago.
La venta se abre por campañas con ventanas de fechas, y se pueden abrir varias ventanas por curso: la principal en junio o julio, una segunda en septiembre para rezagados o para un cambio de última hora. El pago se hace con tarjeta a través de Redsys o Stripe, en efectivo o a plazos, según lo que habilite el centro.
Durante toda la campaña el centro tiene un panel con el seguimiento: qué cursos van avanzados, qué pedidos están pagados y cuáles pendientes, y qué queda por entregar. La entrega y la recogida también se gestionan desde la plataforma, así que el reparto de septiembre se hace contra datos y no contra una lista impresa.
- Catálogo propio de libros y material escolar del centro.
- Listas por curso: la familia elige curso y ve su lista completa.
- Campañas con ventanas de fechas, con varias ventanas posibles por curso.
- Cobro por Redsys y Stripe, en efectivo y a plazos.
- Gestión de entrega y recogida.
- Panel de seguimiento de la campaña para el centro.
Quién cobra y quién factura: el dinero va directo al centro
Esta es la diferencia principal frente a un marketplace al uso. En PenwinBooks el vendedor legal es el centro: la familia le compra a él, él emite la factura y el dinero va directamente a sus cuentas. PenwinEdu no custodia fondos en ningún momento; no hay un saldo intermedio ni una liquidación posterior que esperar.
El centro conecta sus propias cuentas de Redsys o Stripe y cobra desde el primer día, con la tesorería en su sitio. La relación con la familia también sigue siendo suya: su factura, sus condiciones de venta y su criterio ante cualquier incidencia, con el pedido, el estado del pago y la entrega localizados en el panel para resolverla en un minuto y con el dato delante. PenwinEdu aporta la tecnología —catálogo, listas, campañas, cobros, vales, entregas y seguimiento— y cobra un porcentaje sobre lo vendido, no sobre el dinero que mueve, porque ese dinero nunca pasa por sus manos.
Vales, subvenciones y ayudas autonómicas
PenwinBooks incorpora la gestión de vales y subvenciones dentro del propio flujo de compra, con soporte nativo de dos ayudas españolas muy extendidas: el Vale Escolar de Catalunya y el Banc de Llibres de la Comunitat Valenciana. El importe se aplica sobre el pedido y la familia paga solo la diferencia, si la hay, de modo que el descuento queda registrado en el mismo sitio que la venta. Otros descuentos propios del centro se pueden tratar como vales genéricos. El trabajo manual que arrastran estas ayudas lo desarrollamos en el blog.
Integración con el ERP del centro y acceso de las familias
PenwinBooks se integra con el ERP del centro educativo, por ejemplo con Educamos y con GlobalEduca, dos de los programas de gestión más habituales en los centros educativos, para no mantener dos veces la misma información: alumnos, cursos y matrícula viven en el ERP y la campaña de libros se apoya en esos datos. Con cualquier otro programa de gestión, la plataforma funciona igual de forma independiente: el centro carga sus cursos y sus listas y la campaña arranca sin tocar el ERP.
La familia accede con un código de un solo uso que recibe por email, sin crear una cuenta ni recordar una contraseña más, y cada acceso lleva a la lista del curso que corresponde. En cuanto a datos personales, el responsable del tratamiento es el centro, que decide qué información pide y para qué; PenwinEdu actúa como proveedor tecnológico y trata esos datos por cuenta del centro. En la plataforma se registra lo necesario para la campaña: alumno y curso, contacto de la familia, pedido y estado de pago.
Redes de centros, fundaciones y AMPAs
PenwinBooks es multi-centro: una red de colegios, una fundación titular de varios centros o un grupo educativo que reúna colegios concertados y privados, centros de formación profesional, escuelas de negocio y universidades puede gestionarlos todos desde la misma plataforma, cada uno con su catálogo, sus listas por curso, sus ventanas de campaña y su propio panel de seguimiento. La titularidad puede así fijar criterios comunes sin obligar a que todos los centros vendan lo mismo ni en las mismas fechas. También sirve a AMPAs y asociaciones que organizan compra colectiva, con la misma lógica: listas por curso, ventana de venta y cobro directo por parte de quien organiza la compra.
Precio: 1,5 % sobre lo vendido, sin cuota fija
PenwinBooks cuesta un 1,5 % sobre cada venta. No hay cuota fija, ni coste de alta, ni licencia anual, ni pago por implantación: de cada 100 € que vende el centro, 1,50 € son la comisión de PenwinEdu y el resto entra directamente en sus cuentas desde el primer día, porque quien cobra es siempre el centro. PenwinEdu cobra solo cuando el centro vende, así que una campaña pequeña cuesta poco y un año sin ventas no cuesta nada.
Las comisiones de la pasarela siguen su curso habitual: como las cuentas de Redsys o Stripe son del centro, las factura la pasarela directamente al colegio, con las condiciones que este tenga negociadas con su banco y sin intermediación ni recargo por medio.
- 1,5 % sobre cada venta.
- Sin cuota fija ni coste de alta.
- Se paga solo cuando se vende.
- Las comisiones de la pasarela las factura Redsys o Stripe al colegio, con las condiciones que el centro tenga negociadas.
Preguntas frecuentes
¿Quién cobra el dinero de las familias?
Cobra el colegio, siempre. En PenwinBooks el dinero de las familias va directamente a las cuentas del centro y en ningún momento pasa por PenwinEdu. El colegio es el vendedor legal, emite la factura y es quien responde ante la familia por el pedido. PenwinEdu aporta la tecnología que gestiona catálogo, pedidos y cobros, y cobra su comisión sobre lo vendido.
¿Cuánto cuesta PenwinBooks?
Un 1,5 % sobre cada venta, sin cuota fija ni coste de alta: de cada 100 € que vende el centro a las familias, 1,50 € son la comisión de PenwinEdu. No hay pago por implantación ni licencia anual: PenwinEdu cobra solo cuando el colegio vende, así que una campaña pequeña cuesta poco y un año sin ventas no cuesta nada. Las comisiones de la pasarela las factura Redsys o Stripe directamente al colegio, con las condiciones que el centro tenga negociadas con su banco.
¿Qué pasa con el Vale Escolar de Catalunya o el Banc de Llibres?
Se gestionan dentro de la propia plataforma. PenwinBooks incluye gestión de vales y subvenciones con soporte nativo del Vale Escolar de Catalunya y del Banc de Llibres de la Comunitat Valenciana, de modo que el importe de la ayuda se descuenta en el pedido y la familia solo paga la diferencia, si la hay. Otras ayudas o descuentos propios del centro se pueden tratar como vales genéricos.
¿Cómo puede pagar la familia?
Con tarjeta a través de Redsys o Stripe, en efectivo o a plazos, que es útil cuando el importe de la lista completa es alto o cuando el centro quiere repartir el desembolso en varios momentos del curso. El colegio decide qué formas de pago habilita en cada campaña, porque es el centro quien cobra y quien fija las condiciones de venta. Los pedidos pagados en efectivo quedan registrados igual que los demás y aparecen en el panel de seguimiento, así que el centro mantiene una única lista de pedidos y de estados de pago.
¿Se integra con el programa de gestión del colegio?
Se integra con el ERP del centro educativo, de modo que los datos de alumnos y cursos se mantienen una sola vez y la campaña de libros se apoya en ellos. Con cualquier otro programa de gestión, PenwinBooks funciona igual de forma independiente: el centro carga sus cursos y sus listas en la plataforma y abre la campaña.
¿Qué pasa si un libro cambia a mitad de campaña?
El centro actualiza el catálogo y la lista del curso afectado, y los pedidos posteriores ya salen con el título correcto. Además se pueden abrir varias ventanas de campaña por curso, lo que permite habilitar un periodo adicional para el cambio. Los pedidos ya pagados quedan localizados en el panel con su curso y su estado, así que el centro sabe al momento a qué familias afecta el cambio y las atiende una por una con el dato delante.
¿Sirve para una red con varios colegios?
Sí. PenwinBooks es multi-centro: una red de colegios o una fundación titular de varios centros puede gestionar todos desde la misma plataforma, cada uno con su catálogo, sus listas por curso y sus ventanas de campaña. También sirve a AMPAs y asociaciones que organizan compra colectiva. Cada centro mantiene su propio panel de seguimiento de la campaña.
¿Quién es responsable de los datos de las familias y los alumnos?
El colegio, que es quien decide qué datos pide y para qué. PenwinEdu actúa como proveedor tecnológico y trata esos datos por cuenta del centro. En la plataforma se registran los datos necesarios para la campaña: alumno y curso, contacto de la familia, pedido y estado del pago. El acceso de la familia se hace con un código de un solo uso enviado por email, sin crear ni almacenar contraseñas.
Hablemos de su centro
Escríbanos a info@penwin.org con los datos de su centro, o rellene el formulario de contacto, y le respondemos con un planteamiento concreto.